Checklist voor een goed georganiseerde bedrijvenbijeenkomst

Een bedrijvenbijeenkomst vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst bepaal je gasten, locatie en programma, daarna regel je catering, techniek en uitnodigingen. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen centraal, zodat de laatste aantallen op tijd bij de catering liggen. Controleer presentaties en apparatuur vooraf en richt de registratietafel klaar in voordat gasten binnenkomen. Met deze checklist houd je overzicht over voorbereiding, opbouw en de laatste controles op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Sprekers bevestigen
Programma vastleggen
2 personen
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes maken
2 personen
Aanmeldingen bijwerken
Dieetlijst doorgeven
Draaiboek printen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Beamer aansluiten
Presentaties testen
2 personen
Microfoon testen
Achtergrondmuziek testen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Licht en ventilatie controleren
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee aanvullen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
Afscheidsgiften uitdelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet leeghalen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Presentatiematerialen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Voorraad controleren
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Aanwezigheidslijst archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 65
Dessertbordenaantal 65
Koffiekopjesaantal 65
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 65
Dinervorkenaantal 65
Dinemessenaantal 65
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naambadgehoudersaantal 60
Slingersaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer locatie, catering en techniek zodra de datum en het verwachte aantal gasten vaststaan. Plan daarnaast tijd voor een technische test met laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en luidsprekers.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de bijeenkomst af en bevestig daarna de deelnemers. Gebruik het definitieve aantal voor catering, naamkaartjes, stoelen en servies; verwerk dieetwensen in één bijgewerkte lijst.
Verzamel presentaties vóór de bijeenkomst en zet ze op één laptop. Test iedere presentatie in de zaal en houd een reserve- of verlengkabel en stekkerdoos bij de techniek.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor ontvangst. Zet tafels, stoelen, buffettafels en de registratietafel klaar; leg naamkaartjes neer en controleer garderoberekken, verlichting en looproutes.
Doe verse boodschappen zo laat mogelijk en controleer vóór opening de koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen en warmhoudbakken. Print het draaiboek en leg één exemplaar bij de registratie en één bij de organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijvenbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met gastenlijst, locatie, catering en techniek. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de bijeenkomst en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf af.
Wanneer moet ik de catering voor een bedrijvenbijeenkomst definitief doorgeven?: Geef het definitieve aantal gasten en de dieetlijst uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf door, afhankelijk van de afspraken met de cateraar. Controleer het aantal nog één keer nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een bedrijvenbijeenkomst?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, catering en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige geluid- en presentatietest voordat de eerste gasten arriveren.
Wanneer moet ik presentaties en naamkaartjes klaar hebben?: Vraag presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf op, zodat je ze gezamenlijk kunt testen. Maak en controleer naamkaartjes zodra de aanmeldingen zijn gesloten, bij voorkeur uiterlijk de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.