Firmenveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Gästeliste fest, bevor du Location und Catering reservierst. Plane zusätzlich eine Frist für Zu- und Absagen ein, damit du die endgültige Personenzahl nicht erst am Veranstaltungstag kennst.
• Sammle Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die Diätliste spätestens vor der finalen Catering-Bestellung weiter. Einzelne Nachmeldungen solltest du bis zum letzten Aktualisierungstermin dokumentieren.
• Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher mindestens einmal vor Beginn. Ein Ersatzkabel und ein Verlängerungskabel gehören an den Technikplatz, nicht in eine ungeöffnete Kiste.
• Plane für den Aufbau mehrere getrennte Bereiche: Registrierungstisch mit Namensschildern, Sitzplätze, Buffetische und Garderobe. Drucke den Ablaufplan aus und lege ihn dort aus, wo das Organisationsteam ihn sofort findet.
• Kümmere dich bei frischen Lebensmitteln um die Abholung am Veranstaltungstag und halte Kühlboxen sowie Warmhaltebehälter bereit. Teller, Gläser, Besteck und Servierutensilien werden häufig erst beim Eindecken gezählt – prüfe sie daher vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Firmenveranstaltung organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Location, Catering und Technik. Für viele Referenten, umfangreiche Technik oder eine große Teilnehmerzahl solltest du eher 3 bis 6 Monate einplanen.

Wann verschickt man Einladungen zu einer Firmenveranstaltung?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 2 bis 3 Wochen vorher, damit du Catering, Namensschilder und Sitzordnung rechtzeitig aktualisieren kannst.

Wie viele Tage vorher muss das Catering bestätigt werden?

Bestätige die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche meist 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Bei frischen Produkten oder externem Catering kann eine frühere Frist von 7 bis 14 Tagen gelten.

Was muss man am Tag der Firmenveranstaltung zuerst aufbauen?

Beginne 2 bis 3 Stunden vor Einlass mit Raumkontrolle, Reinigung, Tischen und Stühlen. Danach richtest du Registrierung, Namensschilder, Technik und Buffet ein und führst spätestens 60 Minuten vor Beginn einen Techniktest durch.

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