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Checklist pour organiser une réunion d’entreprise

Une réunion d’entreprise demande plus qu’une salle et un ordre du jour. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les intervenants, le repas, la technique et l’installation sur place. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à la préparation des badges et du buffet. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour les présentations, le café et le service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Établir la liste des invités

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Réserver le catering

  • Réserver la technique

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Confirmer les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les intervenants

  • Définir le programme

    2 personnes

  • Rassembler les présentations

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Mettre à jour les inscriptions

  • Transmettre la liste des régimes alimentaires

  • Imprimer le déroulé

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer les produits frais

    2 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Nettoyer l’espace

    3 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Aménager l’espace de présentation

    2 personnes

  • Brancher le vidéoprojecteur

  • Tester les présentations

    2 personnes

  • Tester le microphone

  • Tester la musique d’ambiance

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Monter le buffet

    3 personnes

  • Vérifier l’éclairage et la ventilation

  • Briefer l'équipe d'inscription

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Assurer le mot de bienvenue

  • Animer les présentations

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

    2 personnes

  • Ravitaillement des encas de pause

    2 personnes

  • Animer la séance de questions-réponses

  • Servir les amuse-bouches

    3 personnes

  • Ouvrir le buffet du dîner

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet du dîner

    3 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Récupérer la vaisselle

    2 personnes

  • Servir le dessert

    2 personnes

  • Fournir la musique

  • Vérifier les toilettes

  • Vider les poubelles

  • Distribuer les cadeaux d’adieu

    2 personnes

  • Raccompagner les invités

    2 personnes

Suivi

  • Débarrasser le buffet

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Rassembler le matériel de présentation

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Vérifier les stocks

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Archiver la liste de présence

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 60
  • Tables de buffetqté 3
  • Portantsqté 2

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 65
  • Assiettes à dessertqté 65
  • Tasses à caféqté 65
  • Verres à eauqté 80
  • Verres à vinqté 70
  • Cuillères à caféqté 65
  • Fourchettes de tableqté 65
  • Couteaux à dînerqté 65
  • Louchesqté 12

Équipement

  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Ordinateur portable
  • Câbles HDMIqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Micro sans fil
  • Haut-parleursqté 2
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Glacièresqté 4

Décoration

  • Nappesqté 8
  • Compositions floralesqté 6
  • Supports de badges nominatifsqté 60
  • Guirlandesqté 6

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balais à main et pellesqté 2
  • Sets de serpillièreqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réservez le lieu, le traiteur et la technique dès que la date est fixée. Ces trois éléments conditionnent la capacité d’accueil, le programme et les besoins en vidéoprojecteur, écran, sonorisation et câbles.
  • Traitez les inscriptions en deux temps : recueillez les réponses, puis confirmez-les avant de transmettre la liste des régimes alimentaires au traiteur. Prévoyez une dernière mise à jour quelques jours avant la réunion.
  • Rassemblez les présentations avant le jour J et testez chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, le micro sans fil et les haut-parleurs.
  • Installez la table d’inscription, les badges, les tables et les chaises avant l’arrivée des participants. Gardez les badges classés par ordre alphabétique pour réduire l’attente à l’accueil.
  • Ne laissez pas les produits frais et le café au dernier moment : récupérez les aliments frais le jour prévu, puis contrôlez les machines à café, les bouilloires, la vaisselle et les accessoires de buffet avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’entreprise ?
Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion, surtout si les participants doivent se déplacer. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement pour pouvoir confirmer les effectifs et les régimes alimentaires.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?
Faites une première estimation dès la clôture des inscriptions, puis confirmez le nombre final 5 à 7 jours avant la réunion. Transmettez en même temps les allergies et régimes alimentaires recensés.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une réunion d’entreprise ?
Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et la technique. Ajoutez 30 minutes pour tester les présentations, le son et les branchements avant l’arrivée des invités.
Que faut-il vérifier la veille d’une réunion d’entreprise ?
Contrôlez le déroulé imprimé, les badges, la liste des inscrits, les présentations et le matériel technique. Vérifiez aussi la vaisselle, les boissons, les produits frais et l’accès à la salle au plus tard la veille.

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