Checklist para organizar una reunión de empresa sin olvidos
Una reunión de empresa exige coordinar personas, espacio, catering y medios técnicos en un orden concreto. Empieza cerrando la lista de invitados y el lugar; después confirma inscripciones, dietas, ponentes y programa. En los últimos días tendrás que comprobar compras, presentaciones, mobiliario y equipos. Esta checklist reúne 71 tareas y 38 elementos para que el registro, las ponencias, las comidas y el desmontaje queden cubiertos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Reservar técnica
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar ponentes
Fijar el programa
2 personas
Recopilar las presentaciones
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Actualizar inscripciones
Pasar la lista de dietas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Conectar el proyector
Probar presentaciones
2 personas
Probar el micrófono
Probar la música de fondo
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Comprobar la iluminación y la ventilación
Instruir al equipo de registro
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Dar la bienvenida
Coordinar presentaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Servir aperitivos
3 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Servir el postre
2 personas
Proporcionar la música
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
Repartir los obsequios de despedida
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Vaciar el buffet
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Reunir materiales de presentación
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Comprobar el inventario
Devolver los materiales
2 personas
Recoger objetos perdidos
Archivar la lista de asistencia
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 65
- Platos de postrecant. 65
- Tazas de cafécant. 65
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 70
- Cucharillas de cafécant. 65
- Tenedores de cenacant. 65
- Cuchillos para cenacant. 65
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Portanombrescant. 60
- Guirnaldascant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papelelerascant. 6
- Escobillas y recogedorescant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, el catering y la técnica antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar horarios, formato, necesidades audiovisuales y opciones de comida sin corregir la información después.
- Pide las preferencias dietéticas al confirmar la inscripción y entrega la lista al catering con varios días de margen. Actualiza el recuento hasta el cierre de inscripciones para evitar raciones incorrectas.
- Solicita las presentaciones antes de la reunión y pruébalas en el portátil con el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los alargadores y el micrófono. Reserva al menos 30 minutos para esta comprobación.
- Prepara las tarjetas con nombres y la mesa de registro el día anterior. Coloca también un plan de trabajo impreso para que el equipo sepa quién recibe a los asistentes, controla horarios y coordina el catering.
- Haz una revisión del espacio antes de montar: mesas, sillas, percheros, buffet, vajilla y manteles deben estar listos antes de que lleguen los invitados. Recoge los productos frescos lo más tarde posible y comprueba que las bebidas y el café puedan mantenerse fríos o calientes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de empresa?
- Empieza la planificación al menos 4 semanas antes si hay que reservar lugar, catering, técnica y ponentes. Cierra el programa y las inscripciones varios días antes del evento para poder ajustar dietas, sillas y material.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una reunión de empresa?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, incluyendo lugar, horario, programa provisional y fecha límite de inscripción. Envía un recordatorio 5 a 7 días antes y confirma entonces las necesidades dietéticas pendientes.
- ¿Qué material técnico hace falta para las ponencias?
- Comprueba como mínimo el proyector, la pantalla, el portátil, los cables HDMI, los alargadores, las regletas, el micrófono inalámbrico y los altavoces. Haz una prueba completa al menos 30 minutos antes de la llegada de los asistentes.
- ¿Cuándo se prepara el espacio para una reunión de empresa?
- Haz la limpieza y el montaje de mesas, sillas, buffet y registro el día anterior o con un margen mínimo de 2 horas. Deja las tarjetas con nombres, el plan de trabajo y la técnica preparados antes de abrir el registro.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!