LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Carrièrebeurs organiseren: checklist van datum tot afbouw

Een carrièrebeurs vraagt weken voorbereiding, vooral door het aantal exposanten, bezoekers en parallelle programmaonderdelen. Leg eerst de datum, locatie en zaalindeling vast en werk daarna toe naar aanmeldingen, communicatie en logistiek. Denk naast stands ook aan registratiebalie, naambadges, presentaties, catering en parkeerinformatie. In de laatste week draait alles om bevestigen, afdrukken en testen: van standnummers en bezoekerslijsten tot microfoons, beamers en kabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Beursdatum bevestigen

  • Exposantenlijst samenstellen

    2 personen

  • Exposanten uitnodigen

    2 personen

  • Locatiebezoek uitvoeren

    2 personen

  • Zaalindeling uitwerken

    2 personen

  • Exposantenaanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekersregistratie openen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Socialmediaberichten plaatsen

  • Parkeerinformatie publiceren

  • Exposanteninformatie versturen

  • Standnummers toewijzen

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Catering bestellen

  • Drukwerk bestellen

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Bezoekerslijsten afdrukken

  • Plattegronden afdrukken

  • Programma afdrukken

  • Presentaties verzamelen

  • Sprekers bevestigen

  • Vrijwilligers inplannen

    2 personen

  • BHV-contacten vastleggen

  • Leveringsafspraken bevestigen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Registratiesysteem testen

    2 personen

  • Standmaterialen controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Drukwerk sorteren

    2 personen

  • Badgepakketten klaarzetten

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    2 personen

  • Ruimte voor ontvangst vrijmaken

    2 personen

  • Standmaterialen verzamelen

    3 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Leveringen aannemen

    2 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Standpanelen opbouwen

    4 personen

  • Standnummers ophangen

    2 personen

  • Registratiebalie inrichten

    2 personen

  • Cateringbuffet inrichten

    2 personen

  • Techniek aansluiten

    2 personen

  • Presentatieruimte inrichten

    3 personen

  • Bewegwijzering plaatsen

    2 personen

  • Veiligheidscontrole uitvoeren

    2 personen

Event

  • Exposanten ontvangen

    3 personen

  • Exposanten naar stands begeleiden

    3 personen

  • Registratiebalie bemannen

    3 personen

  • Bezoekers verwelkomen

    3 personen

  • Programma uitdelen

    2 personen

  • Informatiebalie bemannen

    2 personen

  • Presentaties begeleiden

    2 personen

  • Microfoons bedienen

  • Catering serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Fotomomenten begeleiden

  • Exposanten uitzwaaien

    2 personen

  • Bezoekersuitloop begeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Techniek uitschakelen

    2 personen

  • Standmaterialen afbreken

    4 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Exposanten nabellen

  • Bezoekersbedankingen versturen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 42
  • Stoelenaantal 120
  • Barkrukkenaantal 12
  • Registratiebalie
  • Informatiebalie
  • Garderoberekkenaantal 4
  • Afvalbakkenaantal 10
  • Kledinghangersaantal 160
  • Standtafelsaantal 30
  • Standstoelenaantal 60
  • Spreektafel
  • Presentatiestoelenaantal 80
  • Pauzetafelsaantal 8

Apparatuur

  • Laptopaantal 2
  • Tabletsaantal 4
  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Luidsprekersaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Microfoonstandaard
  • Mengpaneel
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 12
  • USB-ladersaantal 6
  • Powerbanksaantal 4
  • Presentatieklikkeraantal 2
  • Kabelgotenaantal 20
  • Kabelbindersaantal 100
  • Handmegafoon
  • Labelprinter
  • Pinapparaat
  • Wifirouter
  • Ventilatorenaantal 4

Servies

  • Koffiekopjesaantal 120
  • Glazenaantal 180
  • Bordenaantal 120
  • Messenaantal 120
  • Vorkenaantal 120
  • Lepelsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Serveerplateausaantal 12
  • Koffiekannenaantal 6
  • Waterkannenaantal 10
  • Thermoskannenaantal 8

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Waterkokersaantal 4
  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Serveertangenaantal 8
  • Voedselcontainersaantal 12
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

  • Standpanelenaantal 30
  • Tafelrokkenaantal 30
  • Loperaantal 2
  • Pijlbordenaantal 12
  • Infobordenaantal 8
  • Kaarthoudersaantal 40
  • Prikbordenaantal 30
  • Vlaggenaantal 8

Verlichting

  • Ledlampenaantal 10
  • Lichtstatievenaantal 4

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Bezemaantal 2
  • Blik en vegeraantal 2
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6
  • Handzeepdispensersaantal 4
  • Desinfectiepompjesaantal 6
  • Toiletborstelsaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan het locatiebezoek voordat je de zaalindeling definitief maakt. Controleer daar stroompunten, laad- en losroutes, garderoberuimte, registratieplek en de positie van beamer, projectiescherm en luidsprekers.
  • Open bezoekersregistratie pas nadat programma, parkeerinformatie en locatiegegevens kloppen. Zo voorkom je dat je later tientallen bevestigingsmails, plattegronden of naambadges moet aanpassen.
  • Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal voor catering uiterlijk op de afgesproken besteldatum door. Reserveer daarnaast pauzetafels en afvalbakken op basis van het verwachte bezoekersaantal.
  • Stuur exposanteninformatie niet alleen met de beursdatum, maar ook met standnummer, aankomsttijd, leveringsafspraken en contactgegevens voor de dag zelf. Bevestig deze gegevens opnieuw in de laatste week.
  • Test presentaties, beamer, projectiescherm, mengpaneel en draadloze microfoons vóór opening. Leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten en kabelbinders klaar; ontbrekende techniek valt vaak pas op tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een carrièrebeurs organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. In die periode kun je de beursdatum bevestigen, exposanten uitnodigen, aanmeldingen verwerken, catering bestellen en communicatie tijdig versturen.
Wanneer moet de bezoekersregistratie voor een carrièrebeurs open?
Open de registratie zodra locatie, programma, parkeerinformatie en openingstijden definitief zijn, meestal 4 tot 6 weken vóór de beurs. Sluit of bevries de lijst 2 tot 3 werkdagen voor het afdrukken van bezoekerslijsten en naambadges.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een carrièrebeurs?
Nodig exposanten ongeveer 8 tot 10 weken vóór de beurs uit. Geef na hun aanmelding binnen 3 werkdagen een bevestiging en stuur standnummer, opbouwinformatie en leveringsafspraken uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een carrièrebeurs?
Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, registratie, bewegwijzering en techniek. Plan daarna minstens 60 minuten voor een technische test en een controle van stands, naambadges en bezoekerslijsten.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!