Checklist para organizar una feria de empleo sin olvidos
Organizar una feria de empleo implica coordinar a expositores, visitantes, ponentes y proveedores en un mismo espacio. Esta checklist reúne 71 tareas y 73 elementos para avanzar en el orden adecuado, desde confirmar la fecha hasta preparar el registro y la señalización. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los números de stand, las presentaciones y los contactos de primeros auxilios. Usa el plan como guía de seguimiento y adapta las cantidades a la capacidad prevista.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha de la feria
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Realizar una visita al lugar
2 personas
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Procesar las inscripciones de expositores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Abrir registro de visitantes
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Publicar información de estacionamiento
Enviar información a los expositores
Asignar números de stand
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
Encargar material impreso
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir listas de visitantes
Imprimir planos
Imprimir el programa
Recopilar las presentaciones
Confirmar ponentes
Programar voluntarios
2 personas
Registrar los contactos de primeros auxilios
Confirmar los acuerdos de entrega
Probar la técnica
2 personas
Probar el sistema de registro
2 personas
Comprobar los materiales del stand
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los impresos
2 personas
Preparar los paquetes de acreditaciones
2 personas
Preparar el catering
2 personas
Liberar el espacio de recepción
2 personas
Reunir materiales del stand
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los paneles del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Operar los micrófonos
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Coordinar los momentos fotográficos
Despedir a los expositores
2 personas
Guiar la salida de los visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Llamar a los expositores
Enviar agradecimientos a los visitantes
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 42
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de registro
- Punto de información
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 10
- Perchascant. 160
- Mesas altascant. 30
- Sillas de piecant. 60
- Mesa de oradores
- Sillas de presentacióncant. 80
- Mesas de descansocant. 8
Equipo
- Portátilcant. 2
- Tabletscant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 12
- Cargadores USBcant. 6
- Baterías externascant. 4
- Clic de presentacióncant. 2
- Canaletas para cablescant. 20
- Bridascant. 100
- Megáfono de mano
- Impresora de etiquetas
- Máquina de sellado
- Router wifi
- Ventiladorescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Bandejas para servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 10
- Termoscant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Teterascant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Contenedores de alimentoscant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
Decoración
- Paneles de standcant. 30
- Faldones para mesascant. 30
- Alfombra rojacant. 2
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles informativoscant. 8
- Portatarjetascant. 40
- Tableros de corchocant. 30
- Banderascant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 10
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma la fecha y visita el lugar antes de cerrar la distribución. Comprueba accesos, estacionamiento, puntos de corriente, ubicación del registro, zona de ponencias y espacio suficiente para mesas, sillas y circulación.
- Cierra la lista de expositores y sus inscripciones con antelación. Pide los datos de contacto, necesidades técnicas, preferencias dietéticas y materiales de cada empresa antes de asignar los números de stand.
- Abre el registro de visitantes y prepara la comunicación en varias etapas. Envía la información de estacionamiento, el programa y las instrucciones de acceso; vuelve a compartir los datos clave cuando falten entre 7 y 3 días.
- Revisa el material impreso y la señalización al menos 48 horas antes. Imprime acreditaciones, listas de visitantes, planos y programa, y comprueba que haya una impresora de etiquetas disponible si se producen cambios de última hora.
- Haz una prueba técnica y operativa el día anterior. Comprueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, cables, regletas y canaletas; confirma además los turnos de voluntarios y los contactos de primeros auxilios.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo empezar a organizar una feria de empleo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite confirmar expositores, visitar el lugar, abrir el registro de visitantes y pedir con tiempo el catering y el material impreso.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria de empleo?
- Procura cerrar la lista entre 4 y 6 semanas antes. Después asigna los números de stand y envía a cada expositor la distribución, los horarios de entrega, las necesidades técnicas y la información de acceso.
- ¿Qué preparar el día antes de una feria de empleo?
- Deja listos los planos, el programa, las acreditaciones y las listas de visitantes al menos 24 horas antes. Haz también una prueba de sonido y proyección, revisa los stands y confirma las entregas pendientes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de empleo?
- Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 50 visitantes previstos, además de una persona responsable del registro y otra del apoyo técnico. Ajusta el número según la cantidad de accesos, salas, stands y ponencias.
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