Checklist pour organiser un forum de l’emploi

Un forum de l’emploi demande une coordination précise entre les exposants, le lieu, les visiteurs et les intervenants. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’à l’accueil le jour J. Elle couvre aussi les inscriptions, l’attribution des stands, la signalétique, le catering, les présentations et le matériel technique. Utilisez-la pour repérer les points souvent réglés trop tard, notamment les livraisons, les besoins alimentaires et les branchements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du salon
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Effectuer une visite du site
2 personnes
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Publier les informations de stationnement
Envoyer les informations aux exposants
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
Commander les imprimés
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de visiteurs
Imprimer les plans
Imprimer le programme
Rassembler les présentations
Confirmer les intervenants
Planifier les bénévoles
2 personnes
Consigner les contacts de sécurité incendie
Confirmer les modalités de livraison
Tester la technique
2 personnes
Tester le système d'inscription
2 personnes
Vérifier le matériel du stand
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les imprimés
2 personnes
Préparer les lots de badges
2 personnes
Préparer le service traiteur
2 personnes
Libérer l’espace d’accueil
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les panneaux du stand
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Gérer les micros
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer les séances photo
Dire au revoir aux exposants
2 personnes
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Relancer les exposants par téléphone
Envoyer les remerciements aux visiteurs
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 42
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscription
Bureau d’information
Portantsqté 4
Poubellesqté 10
Cintresqté 160
Tables de standqté 30
Chaises de standqté 60
Table de prise de parole
Chaises de présentationqté 80
Tables de pauseqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 12
Chargeurs USBqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100
Mégaphone à main
Imprimante d'étiquettes
Terminal de paiement
Routeur Wi-Fi
Ventilateursqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 10
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Panneaux de standqté 30
Jupes de tableqté 30
Tapis rougeqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Porte-cartesqté 40
Panneaux d’affichageqté 30
Drapeauxqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Faites la visite du site au moins 6 semaines avant le forum : vérifiez les accès, les zones de livraison, les prises électriques, les issues de secours et la circulation entre les stands.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et techniques dès leur inscription, puis envoyez les informations pratiques au plus tard 10 jours avant l’événement.
Attribuez les numéros de stand après validation du plan de salle et transmettez-les avec le plan, les horaires de livraison et les consignes de montage au moins 7 jours à l’avance.
Ouvrez l’enregistrement des visiteurs au moins 3 semaines avant le forum et préparez les listes imprimées, les badges et l’imprimante d’étiquettes pour limiter l’attente à l’accueil.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges la veille. Prévoyez aussi des multiprises, des chargeurs USB et des batteries externes pour les présentations et l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un forum de l’emploi ?: Commencez idéalement 3 à 4 mois avant la date prévue. Confirmez d’abord la date et le lieu, puis établissez la liste des exposants, lancez les invitations et planifiez la communication visiteurs.
Quand inviter les exposants à un forum de l’emploi ?: Envoyez les premières invitations au moins 10 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription située environ 6 semaines avant le forum afin de finaliser les stands, le plan de salle et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions visiteurs ?: Ouvrez l’enregistrement environ 3 semaines avant le forum. Envoyez un rappel 7 jours avant, puis imprimez les listes de visiteurs et préparez les badges la veille.
Que faut-il prévoir pour l’accueil le jour d’un forum de l’emploi ?: Prévoyez un comptoir d’inscription, un bureau d’information, des badges, une imprimante d’étiquettes, des listes de visiteurs et plusieurs tablettes ou ordinateurs portables. Arrivez au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer la signalétique, tester les branchements et organiser l’équipe de bénévoles.

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