Karrieremesse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Raumaufteilung fest, bevor du Standnummern vergibst. Plane dabei nicht nur Tische und Standstühle ein, sondern auch Registrierungstheke, Informationsstand, Garderobe und ausreichend breite Wege.
• Schließe die Ausstelleranmeldungen spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe ab. Erst danach lassen sich Ernährungswünsche, Standbedarf, Namensschilder und die endgültige Ausstellerinformation zuverlässig zusammenstellen.
• Bestätige Liefertermine für Catering, Drucksachen und Mobiliar mindestens 7 Tage vor dem Termin. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem eine erreichbare Kontaktperson für verspätete Lieferungen.
• Teste Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und Mischpult vor dem Einlass. Prüfe jedes Präsentationsgerät mit den tatsächlich gesammelten Präsentationen und sichere Verlängerungskabel mit Kabelkanälen oder Kabelbindern.
• Drucke Besucherlisten, Lagepläne und Programm nicht erst am Messetag. Halte zusätzlich Tablets, Etikettendrucker, USB-Ladegeräte und Powerbanks für die Registrierung und kurzfristige Namensschilder bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Karrieremesse organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Terminbestätigung, Ausstellerliste und Einladungen. Raumplanung, Technik, Catering und Drucksachen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe verbindlich sein.

Wann sollte die Besucherregistrierung für eine Karrieremesse öffnen?

Öffne die Registrierung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Verschicke Einladungen und veröffentliche Parkinformationen frühzeitig, damit du Besucherzahlen und organisatorischen Bedarf besser einschätzen kannst.

Wie viele Aussteller passen auf eine Karrieremesse?

Das hängt von der Raumgröße und der gewünschten Standbreite ab; lege die Zahl erst nach dem Ortstermin und der Raumaufteilung fest. Rechne zusätzlich Platz für Registrierung, Wege, Präsentationsbereich, Catering und Garderobe ein.

Wann müssen Namensschilder und Besucherlisten fertig sein?

Bereite Namensschilder und Besucherlisten 1 bis 3 Tage vor der Messe vor, sobald die Anmeldedaten geprüft sind. Plane am Empfang zusätzlich einen Etikettendrucker ein, damit Nachmeldungen und Schreibfehler direkt korrigiert werden können.

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