Carnavalsconcert organiseren: checklist en planning

Een carnavalsconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een artiest en een podium. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en verzekering vast; regel daarna contracten, techniek, aanmeldingen en catering. Vooral geluidswensen, stroompunten, dieetwensen en vrijwilligersdiensten worden vaak te laat afgestemd. Plan in de laatste week een controle van drukwerk, munten, polsbandjes, boodschappen en weersverwachting. Met deze checklist houd je de 77 taken en 61 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Geluidsbehoefte artiesten opvragen
Reserveringen voor materiaal maken
Evenement aanmelden bij gemeente
Verzekeringsgegevens controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Promotie op sociale media plaatsen
Carnavalsdecoratie bestellen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Vrijwilligers voor diensten indelen
2 personen
Artiesteninformatie delen
Route en parkeerinformatie versturen
Techniek en stroomplan uitwerken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Consumptiemunten en polsbandjes tellen
Drukwerk en bewegwijzering maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Leveringen controleren
2 personen
Zaal en entree vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet- en barstelling opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Carnavalsversiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Barvoorraad klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Kassa en entree inrichten
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Briefing ontvangstteam houden
2 personen
Briefing barteam houden
2 personen
Deuren openen en bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Consumptiemunten uitgeven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Openingswoord begeleiden
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en bar schoonhouden
2 personen
Optredens aankondigen
Geluidsniveau controleren
Microfoons tussen optredens wisselen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Apparatuur veilig verpakken
3 personen
Bar en buffet afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad en gevonden voorwerpen controleren
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Sleutels en locatie opleveren
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Betalingen en bonnetjes verzamelen
2 personen
Bedankbericht aan artiesten sturen
Bedankbericht aan bezoekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Stroomhaspelsaantal 4
Verdeelstekkersaantal 8
Laptop voor muziek
Kassatablet
Pinapparaataantal 2

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 6
Spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsbrekersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Carnavalsvlaggenaantal 20
Slingersaantal 20
Ballonnenaantal 200
Ballongewichtenaantal 8
Confettivrije tafeldecoratieaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Fotowand
Feesthoedjesaantal 120
Kunststof maskersaantal 100
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Consumptiemuntenaantal 1000
Naamstickersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Menukaartenaantal 12
Boodschappen

Tips

Vraag de artiesten direct na contractering om hun geluidsbehoefte en inputlijst. Controleer daarna of mengpaneel, luidsprekers, subwoofers, podiummonitoren, DI-boxen en microfoons bij de locatie en stroomvoorziening passen.
Open online aanmeldingen zodra datum, locatie en programma voldoende vaststaan. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert, zodat je cateringhoeveelheden niet op de laatste dag hoeft te gokken.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een dienstenrooster voor vrijwilligers. Plan aparte mensen voor ontvangst, bar, backstage, techniekondersteuning en opruimen; zo blijft de kassatablet of het pinapparaat niet onbeheerd.
Controleer in de laatste week het aantal consumptiemunten, polsbandjes, drinkglazen en bewegwijzeringsmaterialen. Tel ook batterijen, audiokabels, stroomhaspels en verdeelstekkers, omdat ontbrekende kleine onderdelen de opbouw vertragen.
Stuur route- en parkeerinformatie samen met artiesteninformatie naar deelnemers en artiesten. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of afzetpalen, extra verlichting of een aangepaste ontvangst nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een carnavalsconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Regel gemeentelijke aanmelding, verzekering en materiaalreserveringen daarna zo snel mogelijk, zodat je minimaal 2 weken voor het concert alleen nog hoeft af te werken.
Wanneer moet ik artiesten voor een carnavalsconcert boeken?: Boek artiesten idealiter 3 tot 6 maanden vooraf, vooral als het concert op een populaire carnavalsdatum valt. Vraag meteen na bevestiging hun geluidsbehoefte, aankomsttijd en technische informatie op.
Wanneer moet ik de catering voor een carnavalsconcert bestellen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en bereken daarna de hoeveelheden. Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder en haal gekoelde dranken en verse producten bij voorkeur 1 dag voor het concert.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een carnavalsconcert?: Reserveer minimaal 4 uur voor een kleine productie en 6 tot 8 uur als er een podium, meerdere artiesten en uitgebreide geluids- en lichtapparatuur zijn. Plan vóór de opening bovendien tijd voor een soundcheck en controle van pinapparaat, kassatablet en bewegwijzering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.