Karnevalskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Karnevalskonzert braucht mehr als Bühne und Musik. Künstler, Anmeldung, Technik, Strom, Catering und Helfer müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenpassen. Kläre den Soundbedarf früh, melde die Veranstaltung rechtzeitig bei der Gemeinde an und plane Einlass, Getränkeausgabe sowie Beschilderung vor dem Veranstaltungstag. Diese Checkliste umfasst 77 Aufgaben und 61 benötigte Dinge – von Klappstühlen und Funkmikrofonen bis zu Verbrauchsmünzen und gekühlten Getränken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Künstler buchen
2 Personen
Den Soundbedarf der Künstler erfragen
Materialreservierungen vornehmen
Veranstaltung bei der Gemeinde anmelden
Versicherungsdaten prüfen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Werbung in sozialen Medien posten
Karnevalsdekoration bestellen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Freiwillige für Dienste einteilen
2 Personen
Künstlerinformationen teilen
Route und Parkinformationen versenden
Technik- und Stromplan ausarbeiten
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Verbrauchsmünzen und Armbänder zählen
Drucksachen und Beschilderung erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Lagerbestände sortieren
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Saal und Eingang freiräumen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet- und Bartheke aufbauen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Karnevalsdekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Barvorrat bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
Kasse und Eingang einrichten
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Briefing für das Empfangsteam durchführen
2 Personen
Briefing für das Barteam halten
2 Personen
Türen öffnen und Besucher empfangen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Verzehrmünzen ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Eröffnungsrede moderieren
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet und Bar sauber halten
2 Personen
Auftritte ankündigen
Lautstärke kontrollieren
Mikrofone zwischen den Auftritten wechseln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Letzte Runde ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Artiesten verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Anlage ausschalten
2 Personen
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
Bar und Buffet abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Vorräte und Fundgegenstände prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Schlüssel und Location übergeben
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Zahlungen und Belege einsammeln
2 Personen
Dankesnachricht an Künstler senden
Dankesnachricht an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 100
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 6

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
AudiokabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 4
SteckdosenleistenAnz. 8
Laptop für Musik
Kassen-Tablet
KartenterminalAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 6
ScheinwerferAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
BatterienAnz. 24

Geschirr

TrinkgläserAnz. 120
WeingläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EisbrecherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

KarnevalsfahnenAnz. 20
GirlandenAnz. 20
BallonsAnz. 200
BallongewichteAnz. 8
Konfettifreie TischdekorationAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
Fotowand
PartyhüteAnz. 120
KunststoffmaskenAnz. 100
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

VerzehrmarkenAnz. 1000
NamensaufkleberAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
SpeisekartenAnz. 12
Einkäufe

Tipps

Frage die Künstler spätestens bei der Buchung nach ihrem Soundbedarf. Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Bühnenmonitore, DI-Boxen und Mikrofone müssen zum Auftritt passen; fehlende Audiokabel oder Kabeltrommeln fallen sonst oft erst beim Aufbau auf.
Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Datum, Ort und Programmrahmen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt mit und rechne die Cateringmengen nach der tatsächlichen Anmeldezahl statt nach einer groben Schätzung.
Teile die Freiwilligen nicht nur für Einlass und Ausschank ein, sondern auch für Garderobe, Technik und Abbau. Lege für jede Schicht eine konkrete Startzeit fest und gib Route, Parkinformationen sowie Künstlerinformationen vorab weiter.
Plane den Strom- und Technikaufbau vor dem Konzert auf einem eigenen Plan. Prüfe, wo Steckdosenleisten und Kabeltrommeln liegen, sichere Laufwege und teste Funkmikrofone, LED-Lichtleisten und Scheinwerfer vor dem Einlass.
Zähle Verbrauchsmünzen, Armbänder, Trinkgläser und Geschirr am Vortag. Getränke sollten vor Beginn ausreichend gekühlt sein; Beschilderung, Kassen-Tablet und Kartenterminal gehören ebenfalls in die letzte Funktionsprüfung.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Karnevalskonzert anmelden?: Melde das Konzert bei der Gemeinde an, sobald Datum und Ort feststehen. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, damit Rückfragen, Versicherungsdaten und Auflagen noch bearbeitet werden können.
Wann sollte man die Künstler für ein Karnevalskonzert buchen?: Buche die Künstler möglichst 3 bis 6 Monate vor dem Konzert. Frage direkt danach den technischen Soundbedarf ab, damit Materialreservierungen und der Stromplan nicht unter Zeitdruck entstehen.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Karnevalskonzert?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 bis 2 Getränken pro Person und Stunde. Ergänze die Kalkulation um alkoholfreie Getränke und halte die endgültige Menge nach Anmeldeschluss fest.
Wann muss die Technik beim Karnevalskonzert aufgebaut werden?: Beginne den Technikaufbau mindestens 4 Stunden vor dem Einlass, bei mehreren Künstlern besser 6 Stunden vorher. Plane anschließend Zeit für Soundcheck, Lichttest und eine kurze Probe mit den Funkmikrofonen ein.

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