Checklist pour organiser un concert de carnaval
Un concert de carnaval demande une coordination précise entre les artistes, la technique, l’accueil et la restauration. Commence par fixer la date et le lieu, puis réserve rapidement la sonorisation et vérifie les obligations auprès de la commune et de l’assurance. Les inscriptions permettent d’estimer les repas, les boissons, les bracelets et les jetons. La dernière semaine, concentre-toi sur le planning, les bénévoles, la signalétique, les courses et le refroidissement des boissons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Demander aux artistes leurs besoins en son
Faire les réservations pour le matériel
Déclarer l’événement à la commune
Vérifier les informations d'assurance
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Commander la décoration de carnaval
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme et le planning
2 personnes
Répartir les bénévoles pour les services
2 personnes
Partager les informations sur les artistes
Envoyer les informations d’itinéraire et de stationnement
Élaborer le plan technique et d'alimentation
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Compter les jetons de consommation et les bracelets
Créer les imprimés et la signalétique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier les livraisons
2 personnes
Dégager la salle et l’entrée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le buffet et le bar
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Accrocher les décorations de carnaval
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Préparer le stock du bar
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes
Événement
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Faire le briefing de l'équipe du bar
2 personnes
Ouvrir les portes et accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les jetons de consommation
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet et le bar propres
2 personnes
Annoncer les spectacles
Vérifier le niveau sonore
Changer les microphones entre les performances
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Suivi
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
Démonter le bar et le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le stock et les objets trouvés
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Remettre les clés et le lieu
Stocker la restauration restante
2 personnes
Collecter les paiements et les reçus
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux artistes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 100
- Tabourets de barqté 8
- Tables de buffetqté 3
- Portants à vêtementsqté 2
- Poteaux de balisageqté 6
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Subwoofersqté 2
- Moniteurs de scèneqté 2
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles audioqté 12
- Enrouleurs électriquesqté 4
- Multiprisesqté 8
- Ordinateur portable pour la musique
- Tablette de caisse
- Terminal de paiementqté 2
Éclairage
- Barres lumineuses LEDqté 6
- Projecteursqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 8
- Pilesqté 24
Vaisselle
- Verres à boireqté 120
- Verres à vinqté 40
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Brise-glaceqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Louchesqté 8
- Pinces de serviceqté 8
- Thermosqté 4
Décoration
- Drapeaux de carnavalqté 20
- Guirlandesqté 20
- Ballonsqté 200
- Poids pour ballonsqté 8
- Décoration de table sans confettisqté 12
- Nappesqté 12
- Mur photo
- Chapeaux de fêteqté 120
- Masques en plastiqueqté 100
- Ruban adhésifqté 6
- Attaches-câblesqté 100
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Chiffons microfibresqté 20
Catering
- Jetons de consommationqté 1000
- Étiquettes nominativesqté 120
- Braceletsqté 120
- Cartes de menuqté 12
- Courses
Conseils
- Réserve la sonorisation dès que les artistes ont transmis leurs besoins : demande notamment les microphones, retours de scène, boîtiers DI, câbles et alimentation électrique nécessaires.
- Traite les inscriptions plusieurs jours avant le concert et recueille les besoins alimentaires en même temps. Utilise ces chiffres pour calculer les quantités de catering, de verres, d’assiettes et de couverts.
- Prépare un planning détaillé avec les horaires des artistes, du montage, des balances, du service et du démontage. Répartis les bénévoles par poste et partage leurs consignes avant le jour du concert.
- Envoie les informations d’itinéraire et de stationnement avec les invitations ou la confirmation d’inscription. Sur place, installe la signalétique, les poteaux de balisage et les portants à vêtements avant l’arrivée du public.
- Vérifie la météo quelques jours avant, puis adapte l’installation et les achats si nécessaire. Refroidis les boissons à l’avance et compte séparément les bracelets et les jetons avant l’ouverture des portes.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert de carnaval ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les artistes, le lieu, la déclaration à la commune, l’assurance et la location du matériel doivent être sécurisés avant d’ouvrir les inscriptions.
- Quand réserver la sonorisation pour un concert de carnaval ?
- Réserve-la dès que les artistes sont confirmés, au moins 4 à 6 semaines avant l’événement. Leurs besoins en retours de scène, microphones, subwoofers et connexions peuvent modifier le matériel nécessaire.
- Quand envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions ?
- Envoie les invitations environ 4 semaines avant le concert et ouvre les inscriptions au même moment. Fixe une date limite 7 à 10 jours avant l’événement pour calculer le catering et les besoins alimentaires.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert de carnaval ?
- Prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour la caisse ou les paiements, une pour le bar et une pour la coordination technique, puis adapte selon le nombre d’inscrits. Établis la répartition au plus tard 7 jours avant le concert.
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