Checklist para organizar un concierto de carnaval

Organizar un concierto de carnaval exige coordinar artistas, permisos, sonido, público y servicio de comida y bebida en un orden concreto. Esta checklist reúne 77 tareas y 61 materiales para que puedas avanzar desde la reserva del lugar hasta el montaje final. Presta especial atención a las necesidades técnicas de cada artista, al registro municipal y a la información de acceso para los asistentes. También encontrarás los controles que suelen hacerse demasiado tarde: pulseras, fichas de consumición, baterías, señalización y bebidas frías.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar artistas
2 personas
Solicitar las necesidades de sonido de los artistas
Hacer reservas de material
Registrar el evento en el ayuntamiento
Comprobar los datos del seguro
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Publicar promoción en redes sociales
Pedir decoración de carnaval
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear el programa y el horario
2 personas
Asignar voluntarios a los turnos
2 personas
Compartir la información de los artistas
Enviar información sobre la ruta y el aparcamiento
Desarrollar el plan técnico y de energía
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Contar las fichas de consumición y las pulseras
Hacer el material impreso y la señalización
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Comprobar las entregas
2 personas
Despejar la sala y la entrada
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el buffet y la barra
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración de carnaval
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar las provisiones del bar
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Montar la caja y la entrada
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Hacer briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar briefing al equipo de bar
2 personas
Abrir las puertas y recibir a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Distribuir fichas de consumo
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Presentar el discurso de apertura
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el bufé y la barra
2 personas
Anunciar las actuaciones
Comprobar el nivel de sonido
Cambiar los micrófonos entre actuaciones
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Anunciar la última ronda
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Despedir a los artistas
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Empaquetar el equipo de forma segura
3 personas
Desmontar la barra y el bufé
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el material y los objetos perdidos
2 personas
Devolver el material de alquiler
2 personas
Entregar las llaves y el local
Guardar la catering sobrante
2 personas
Recopilar pagos y recibos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los artistas
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 6

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 12
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Portátil para música
Tablet de caja
Máquina de selladocant. 2

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 6
Focoscant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras para servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Rompehieloscant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 4

Decoración

Banderas de carnavalcant. 20
Guirnaldascant. 20
Globoscant. 200
Pesos para globoscant. 8
Decoración de mesa sin confeticant. 12
Mantelescant. 12
Photowall
Gorros de fiestacant. 120
Máscaras de plásticocant. 100
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20

Catering

Tiquets de consumocant. 1000
Pegatinas con nombrecant. 120
Pulserascant. 120
Cartas del menúcant. 12
Compras

Consejos

Pide las necesidades de sonido de cada artista antes de reservar el equipo. Confirma por escrito cuántos micrófonos, monitores, cajas DI y canales necesita cada actuación, porque cambiar la mesa de mezclas o los altavoces a última hora puede retrasar el montaje.
Cierra los permisos y el seguro antes de abrir las inscripciones online. El registro del evento en el ayuntamiento y la comprobación de los datos del seguro deben estar resueltos antes de enviar invitaciones o publicar la promoción.
Calcula el catering con las preferencias dietéticas ya recogidas. Haz la compra cuando tengas una cifra real de asistentes y deja enfriar las bebidas con tiempo suficiente para servirlas desde el inicio del concierto.
Prepara el programa, los turnos de voluntariado y la información de los artistas en un único documento. Compártelo antes del día del evento para que cada persona sepa cuándo debe estar en su puesto y qué horario debe seguir.
Haz una revisión técnica y de acceso el mismo día: energía, regletas, enrollacables, iluminación, señalización, ruta y aparcamiento. Cuenta las pulseras y fichas de consumición antes de abrir las puertas, no durante la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de carnaval?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha y el lugar, contratar a los artistas y tramitar el registro municipal. Reserva cuanto antes el sonido, la iluminación y el mobiliario, porque son elementos difíciles de sustituir cerca de la fecha.
¿Cuándo debo confirmar el equipo de sonido de los artistas?: Solicita las necesidades técnicas en el momento de contratar a cada artista y confírmalas de nuevo entre 2 y 3 semanas antes. Así puedes cerrar el plan técnico y de energía con tiempo para resolver micrófonos, monitores, cables y conexiones que falten.
¿Cuántas bebidas necesito para un concierto de carnaval?: Como punto de partida, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Ajusta la cantidad según la duración, el horario y si también sirves comida; enfría una parte antes de abrir y deja una reserva para reposición.
¿Cuándo preparo las pulseras, las fichas y la señalización?: Ten el material impreso, las pulseras y las fichas de consumición preparados como mínimo 2 días antes. El día del concierto, cuenta cada lote y coloca la señalización de acceso, aparcamiento, barras y salida antes de que llegue el público.

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