Zo organiseer je een cabaretavond zonder verrassingen

Begin met de datum, het programma en de begroting voordat je een cabaretier of locatie vastlegt. Daarna regel je techniek, vergunningen, verzekering en de bezoekersstroom in een vaste volgorde. Bij een cabaretavond gaat het vaak mis met geluid, zichtlijnen, opbouwtijd en de overgang tussen ontvangst, voorstelling en catering. Werk daarom met één draaiboek waarin ook technische wensen, vrijwilligers, parkeren en dieetwensen staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Cabaretiers contracteren
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Geluidsapparatuur reserveren
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Begroting vaststellen
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Catering reserveren
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Draaiboek uitwerken
2 personen
15
Technische wensen afstemmen
2 personen
16
Route en parkeren communiceren
17
Bezoekerslijst afsluiten
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Locatie en sleutels controleren
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Registratielijst klaarleggen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Podium en speelvlak opbouwen
4 personen
25
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
26
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
27
Microfoons testen
2 personen
28
Verlichting instellen
2 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Buffet en bar inrichten
3 personen
31
Hapjes klaarzetten
2 personen
32
Entree en garderobe inrichten
2 personen
33
Artiesten ontvangen
2 personen
34
Programma en cues doornemen
3 personen
35
Publiek ontvangen
4 personen
36
Entree en garderobe bemannen
2 personen
37
Dranken en hapjes serveren
3 personen
38
Cabaretprogramma begeleiden
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
41
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
42
Artiesten uitzwaaien

Nazorg

43
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies en glazen verzamelen
3 personen
46
Bar en buffet schoonmaken
3 personen
47
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
48
Locatie vegen en dweilen
3 personen
49
Apparatuur demonteren
2 personen
50
Decoratie verwijderen
2 personen
51
Gevonden voorwerpen verzamelen
52
Locatie afsluiten
2 personen
53
Huurmaterialen retourneren
2 personen
54
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 3

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-box
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokkenaantal 6
Tangen en opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Achtergronddoek
Podiumgordijnenaantal 2
Menukaartenaantal 10
Programmafoldersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen uiterlijk twee weken voor de voorstelling vast. Bespreek met de cabaretier welke microfoons, aansluitingen, DI-box en monitorgeluid nodig zijn en test speakers, mengpaneel en kabels vóór de zaal opengaat.
Plan de zaalindeling vanuit het speelvlak, niet vanuit het aantal stoelen. Houd een vrije zichtlijn naar het podium, reserveer ruimte voor podiumdelen en podiumtrap en controleer of podiumspots het publiek niet verblinden.
Sluit de bezoekerslijst één tot twee dagen vooraf af. Gebruik die lijst bij de registratie en verzamel dieetwensen tegelijk, zodat de cateraar niet op de avond zelf nog porties of servies hoeft aan te passen.
Koel dranken minimaal vier uur voor aanvang en zet extra ijsblokken klaar voor de drukte na afloop. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en controleer of drinkglazen, koffiekopjes en thermoskannen beschikbaar zijn.
Plan minstens twee uur tussen het openen van de locatie en de start van het programma. In die tijd kun je podium en stoelen opbouwen, licht en geluid testen, hapjes klaarzetten, sleutels controleren en de vrijwilligers kort instrueren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cabaretier boeken?: Leg een cabaretier bij voorkeur minimaal drie tot zes maanden voor de cabaretavond vast. Dan blijft er tijd over om de locatie, techniek, uitnodigingen en begroting op elkaar af te stemmen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cabaretavond op te bouwen?: Plan minimaal twee uur voor de opbouw op locatie en nog dertig minuten voor een volledige soundcheck. Bij podiumdelen, extra verlichting of meerdere microfoons is drie uur veiliger.
Hoeveel stoelen zet je klaar voor een cabaretavond?: Zet het aantal stoelen pas definitief neer nadat de bezoekerslijst is gesloten, meestal één tot twee dagen vooraf. Houd daarnaast enkele plaatsen vrij voor crew, gereserveerde gasten en onverwachte wijzigingen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een cabaretavond?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en houd daarna ongeveer één drankje per persoon per uur aan. Koel de voorraad minstens vier uur vooraf en zorg voor extra water tijdens en na de voorstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.