Organiser une soirée cabaret sans improviser

Une soirée cabaret se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et les artistes, puis le lieu et les besoins techniques. La sonorisation, les autorisations et l’assurance doivent être vérifiées avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite les inscriptions, le catering et les bénévoles, puis consacrez les dernières heures au montage de la scène, aux places et à l’accueil. Le point souvent négligé : transmettre assez tôt les contraintes techniques et alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Engager des humoristes
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver le matériel de sonorisation
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Établir le budget
2 personnes
8
Concevoir les invitations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Réserver le catering
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Élaborer le déroulé
2 personnes
15
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
16
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
17
Clore la liste des visiteurs
18
Faire les courses
2 personnes
19
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Préparer la liste d’inscription

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Monter la scène et la zone de jeu
4 personnes
25
Installer les chaises et les tables
4 personnes
26
Raccorder le matériel audio
2 personnes
27
Tester les microphones
2 personnes
28
Régler l’éclairage
2 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
31
Préparer les en-cas
2 personnes
32
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
33
Accueillir les artistes
2 personnes
34
Passer en revue le programme et les cues
3 personnes
35
Accueillir le public
4 personnes
36
Gérer l'entrée et le vestiaire
2 personnes
37
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
38
Encadrer le programme de cabaret
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
41
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
42
Dire au revoir aux artistes

Suivi

43
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
44
Rassembler les déchets
3 personnes
45
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
46
Nettoyer le bar et le buffet
3 personnes
47
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
48
Balayer et laver le lieu
3 personnes
49
Démonter l’équipement
2 personnes
50
Retirer la décoration
2 personnes
51
Rassembler les objets trouvés
52
Fermer le lieu
2 personnes
53
Retourner les matériels de location
2 personnes
54
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Portantsqté 2
Tables pliantesqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtier DI
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Blocs de glaceqté 6
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Bâche de fond
Rideaux de scèneqté 2
Cartes de menuqté 10
Brochures du programmeqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de concevoir les invitations. Demandez aux humoristes leurs horaires d’arrivée, la durée de leur passage et leurs besoins en microphones, éclairage ou branchements au moins 4 semaines à l’avance.
Réservez le lieu et le matériel de sonorisation ensemble. Vérifiez que la table de mixage, les microphones sans fil, les haut-parleurs, les câbles audio et les rallonges correspondent bien à la taille de la salle, idéalement 3 semaines avant la soirée.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement. Utilisez la liste finale pour confirmer le nombre de chaises, les besoins alimentaires, le catering et la quantité de vaisselle à préparer.
Écrivez le déroulé minute par minute pour l’équipe : ouverture du lieu, installation de la scène, test du son, accueil, passages des humoristes, pause et service. Gardez au moins 60 minutes entre l’arrivée des bénévoles et l’ouverture au public.
Ne laissez pas les détails pratiques au dernier moment : envoyez l’itinéraire et les informations de stationnement 3 jours avant, refroidissez les boissons la veille et vérifiez les clés, les prises et l’accès au lieu le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée cabaret ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver les humoristes, le lieu et la sonorisation, puis gérer les autorisations, l’assurance et les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, le catering et les confirmations techniques.
Quand réserver les humoristes pour une soirée cabaret ?: Réservez-les dès que la date et le budget sont fixés, idéalement 6 semaines avant la soirée. Confirmez leurs horaires et leurs besoins techniques au plus tard 3 semaines avant l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une scène de cabaret ?: Prévoyez au moins 60 à 90 minutes pour installer les éléments de podium, l’escalier, les projecteurs et la zone de jeu. Ajoutez 30 minutes pour tester les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage avant l’arrivée du public.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas le jour même, environ 2 heures avant l’ouverture. Sortez les verres, tasses, assiettes et couverts après l’installation des tables pour éviter de les déplacer pendant le montage.

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