Cómo organizar una noche de cabaret sin improvisar

Una noche de cabaret necesita más coordinación que una cena con espectáculo: el escenario, el sonido y los cambios del programa deben estar listos antes de recibir al público. Empieza fijando la fecha, el formato y el presupuesto; después confirma a los cómicos y reserva la sala y el equipo técnico. Las invitaciones y las inscripciones deben cerrarse con tiempo para calcular el catering, las sillas y las bebidas. El día del evento, reserva varias horas para montar y probarlo todo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contratar a los cómicos
2 personas
3
Reservar el lugar
4
Reservar equipo de sonido
5
Comprobar permisos
6
Comprobar el seguro
7
Establecer el presupuesto
2 personas
8
Diseñar invitaciones
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Reservar el catering
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Desarrollar el programa
2 personas
15
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
16
Comunicar la ruta y el aparcamiento
17
Cerrar la lista de visitantes
18
Hacer la compra
2 personas
19
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Preparar la lista de registro

Evento

23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Montar el escenario y la zona de juego
4 personas
25
Montar sillas y mesas
4 personas
26
Conectar el equipo de sonido
2 personas
27
Probar los micrófonos
2 personas
28
Configurar la iluminación
2 personas
29
Colgar la decoración
3 personas
30
Montar el bufé y la barra
3 personas
31
Preparar los aperitivos
2 personas
32
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
33
Recibir a los artistas
2 personas
34
Revisar el programa y las señales
3 personas
35
Recibir al público
4 personas
36
Atender la entrada y el guardarropa
2 personas
37
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
38
Coordinar el programa de cabaret
2 personas
39
Rellenar las bebidas
2 personas
40
Reponer el bufé del descanso
2 personas
41
Guiar al público hacia la salida
2 personas
42
Despedir a los artistas

Seguimiento

43
Apagar el equipo de sonido
2 personas
44
Recoger la basura
3 personas
45
Recoger vajilla y vasos
3 personas
46
Limpiar el bar y el bufé
3 personas
47
Retirar sillas y mesas
4 personas
48
Barrer y fregar el recinto
3 personas
49
Desmontar el equipo
2 personas
50
Retirar la decoración
2 personas
51
Recoger objetos perdidos
52
Cerrar el recinto
2 personas
53
Devolver el material alquilado
2 personas
54
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Sillascant. 90
Mesascant. 10
Percheroscant. 2
Mesas plegablescant. 3

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Caja DI
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Iluminación

Focos de escenariocant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 4

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubitos de hielocant. 6
Pinzas y cucharonescant. 8

Decoración

Mantelescant. 10
Lona de fondo
Cortinas del escenariocant. 2
Cartas del menúcant. 10
Folletos del programacant. 100

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Define la duración de cada actuación, las pausas y el orden de entrada para que los cómicos y la persona de sonido trabajen con el mismo documento.
Confirma permisos, seguro y condiciones de la sala al menos 4 semanas antes. Comprueba también quién tiene las llaves, a qué hora puedes entrar y si el lugar permite montar escenario, focos y altavoces.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir puertas: revisa los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los cables, los soportes y los focos. Deja preparados cables alargadores, regletas y una caja DI de repuesto si el programa incluye música.
Cierra la lista de visitantes entre 3 y 5 días antes. Con ese número puedes ajustar mesas, sillas, aperitivos, vasos y cubiertos, además de separar las preferencias dietéticas para el catering.
Enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos con antelación. Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y coloca termos, tazas, bandejas y pinzas antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de cabaret?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. En las primeras 2 semanas conviene fijar la fecha, contratar a los cómicos, reservar la sala y comprobar permisos y seguro; deja las confirmaciones finales para la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados para un cabaret?: Ciérrala entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes confirmar el número de raciones, recoger las preferencias dietéticas y preparar la lista de registro sin hacer cambios durante el montaje.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una noche de cabaret?: Reserva al menos 3 horas antes de abrir las puertas. Ese margen permite montar escenario, sillas, mesas y focos, conectar sonido y hacer una prueba con todos los micrófonos; si el equipo es externo, añade 1 hora para la coordinación.
¿Cuántas bebidas debo calcular por persona?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona. Añade agua y deja hielo preparado en neveras portátiles; después ajusta la cantidad según la duración del programa y si habrá una pausa con catering.

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