Cabaretavond organiseren: checklist van zaal tot laatste applaus

Een cabaretavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een cabaretier en een zaal vastleggen. Je moet tegelijk letten op zichtlijnen, verstaanbaarheid, ontvangst, catering en de overgang tussen programmaonderdelen. Begin met de zaal en artiest, verwerk daarna uitnodigingen en dieetwensen en plan minstens één volledige techniektest. Op de dag zelf werk je van zaalindeling en podiumopbouw naar buffet, koffiepunt, garderobe en entree. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je dat praktische zaken pas tijdens de voorstelling opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Cabaretier vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zaalindeling markeren
Podiumplan klaarleggen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Podium opbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
Entree en routebord plaatsen
Artiest ontvangen
Microfoons controleren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programma aankondigen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Bezoekers begeleiden
2 personen
Artiest uitzwaaien
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Podium en decor afbreken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Klaptafel buffetaantal 3
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Podiumdelenaantal 6
Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 6
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lichtstandaardsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 10
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumgordijnenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 8
Programmafoldersaantal 70
Naamkaartjesaantal 70
Plakbandaantal 4
Pijlbordenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het podiumplan vóór de opbouw klaar en markeer de zaalindeling op de vloer. Controleer vooraf of iedere stoel vrij zicht heeft op het podium en of er ruimte blijft voor de entree en routeborden.
Plan de techniektest niet alleen op aanwezigheid van geluid, maar op verstaanbaarheid vanaf de achterste rij. Test beide draadloze microfoons, het mengpaneel, de actieve speakers, audiokabels en podiumspots vóór het publiek binnenkomt.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Zet hapjes, glazen en serveermateriaal pas klaar nadat de tafels en de klaptafel voor het buffet op hun plek staan.
Richt het koffiepunt apart van de entree in, met koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen bij de hand. Zo ontstaat er bij binnenkomst geen opstopping en kun je koffie en thee tijdens de pauze snel bijvullen.
Open de locatie ruim vóór de ontvangst en werk in vaste volgorde: tafels en stoelen, podiumdelen, geluid, verlichting, decoratie, buffet, koffiepunt en garderobe. Houd verlenghaspels en stekkerdozen uit looproutes en controleer de entree nog één keer voordat de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretavond organiseren?: Leg de zaal en cabaretier bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zodra programma en locatie definitief zijn, zodat je tijd houdt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Wanneer moet je de techniek van een cabaretavond testen?: Doe een volledige test op de dag zelf, minstens 2 uur voor de inloop. Controleer microfoons, mengpaneel, speakers, kabels en podiumverlichting vanaf zowel de eerste als de achterste rij.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cabaretavond op te bouwen?: Plan voor de opbouw minimaal 2 tot 3 uur, afhankelijk van podium, zaal en techniek. Reserveer daarnaast ongeveer 30 minuten voor de eindcontrole van geluid, verlichting, buffet, koffiepunt en entree.
Wanneer moet ik de catering voor een cabaretavond bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen en dieetwensen definitief zijn, meestal 5 tot 7 dagen voor de avond. Houd op de dag zelf extra tijd vrij om hapjes voor te bereiden, dranken te koelen en het buffet klaar te zetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.