Checklist para organizar una noche de cabaret
Una noche de cabaret necesita más coordinación que una cena con espectáculo: hay que encajar artista, sala, escenario, sonido, iluminación, catering y registro de asistentes. Empieza reservando el espacio y cerrando el programa; después confirma inscripciones y preferencias dietéticas antes de pedir la comida. El día del evento, deja varias horas para montar mesas, sillas, escenario y equipos. Esta checklist reúne las 44 tareas y los 44 artículos del plan, en el orden en que normalmente los necesitarás.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Contratar a un monologuista
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Marcar la distribución de la sala
Preparar el plano del escenario
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el escenario
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el guardarropa
Colocar la entrada y el letrero de ruta
Recibir al artista
Comprobar los micrófonos
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar el programa
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Guiar a los visitantes
2 personas
Despedir al artista
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el escenario y la decoración
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesa plegable de buffetcant. 3
- Percherocant. 2
- Taburetescant. 4
Equipo
- Piezas de escenariocant. 6
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 6
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Luces decorativascant. 8
- Soportes de iluminacióncant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 80
- Tenedores de postrecant. 80
- Cucharillas de cafécant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Cucharones de servircant. 10
- Pinzascant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Cortinas del escenariocant. 2
- Arreglos floralescant. 6
- Cartas del menúcant. 8
- Folletos del programacant. 70
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Cinta adhesivacant. 4
- Carteles direccionalescant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y contrata al monologuista con varias semanas de margen; sin esa confirmación no podrás cerrar el programa ni enviar invitaciones.
- Cierra las inscripciones antes de pedir el catering y recopila las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Así puedes ajustar cantidades y evitar cambios de última hora.
- Programa una prueba técnica completa, no solo una comprobación del micrófono: revisa altavoces, mesa de mezclas, cables, iluminación y la posición del escenario al menos 2 horas antes de abrir.
- Dibuja la distribución de la sala antes del montaje. Deja pasillos claros entre mesas y sillas, espacio para el guardarropa y una zona visible para la entrada y el letrero de ruta.
- Enfría las bebidas y prepara buffet, café y aperitivos antes de recibir al público. Montar el punto de café con tazas, termos y cucharillas durante la recepción suele crear colas desde los primeros 10 minutos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de cabaret?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sala, contratar al monologuista y preparar el programa. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes, antes de pedir el catering.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una noche de cabaret?
- Reserva al menos 3 horas para abrir la ubicación, montar mesas y sillas, preparar el escenario, conectar el sonido, instalar la iluminación y colocar la decoración. Añade 30 minutos para corregir problemas después de la prueba técnica.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para un cabaret?
- Pídelo cuando las inscripciones estén confirmadas, normalmente entre 5 y 7 días antes del evento. Cuenta también con las preferencias dietéticas y deja preparada una pequeña reserva de aperitivos y bebidas.
- ¿Cuándo se hace la prueba de sonido y luces?
- Haz la prueba el mismo día, después de montar escenario y equipos y como mínimo 2 horas antes de abrir. Comprueba cada micrófono inalámbrico, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables y los focos con el escenario ya colocado.
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