Organiser une soirée cabaret : la checklist complète

Une soirée cabaret demande plus qu’une salle et un humoriste : il faut coordonner les inscriptions, le repas, la scène et la technique. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, des premières réservations à l’ouverture des portes. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme le plan de scène, le vestiaire, le refroidissement des boissons et les essais audio. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier que tout est prêt avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Réserver un humoriste
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Marquer la disposition de la salle
Préparer le plan de scène

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter la scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le vestiaire
Installer le panneau d’entrée et d’itinéraire
Accueillir l'artiste
Vérifier les micros
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer le programme
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Guider les visiteurs
2 personnes
Faire ses adieux à l’artiste
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Démonter l’équipement sonore
2 personnes
Démonter la scène et le décor
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table pliante du buffetqté 3
Portant à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Éléments de podiumqté 6
Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 6
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 10
Pincesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Rideaux de scèneqté 2
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 8
Brochures du programmeqté 70
Badges nominatifsqté 70
Ruban adhésifqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et l’humoriste avant d’annoncer la soirée, puis établis le programme avec des horaires précis. Prévois notamment l’accueil, le buffet, le passage sur scène et une marge avant la fin.
Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de confirmer le nombre de participants, les besoins alimentaires et la quantité de catering. Garde cette liste à portée de main le jour J.
Teste les microphones sans fil, la table de mixage, les câbles, les rallonges et les projecteurs avant l’ouverture. Un essai complet sur scène permet de repérer les prises manquantes et les problèmes de volume.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et prépare séparément le buffet, les en-cas et le point café. Les tasses, verres, assiettes et couverts sont souvent installés trop tard, alors qu’ils doivent être disponibles dès l’accueil.
Marque la disposition de la salle avant de monter les tables, les chaises et la scène. Installe aussi le vestiaire, le panneau d’entrée et l’itinéraire avant l’arrivée des premiers invités, pour éviter de quitter la zone d’accueil en pleine ouverture.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour une soirée cabaret ?: Réserve la salle dès que la date et le format sont définis, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Cela te laisse le temps de confirmer l’humoriste, le matériel technique et la capacité d’accueil.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée cabaret ?: Prévois au moins 3 heures pour installer les tables, les chaises, la scène, le son, l’éclairage, le buffet et le vestiaire. Ajoute 30 minutes pour tester la technique une fois toute l’installation terminée.
Quand confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires ?: Demande les informations au moment de l’inscription, puis confirme le nombre final et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant la soirée. Le catering pourra ainsi être commandé sur une base fiable.
Quand mettre les boissons au frais pour une soirée cabaret ?: Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture, davantage si les glacières ou le réfrigérateur sont déjà chargés. Vérifie ensuite les réserves juste avant l’accueil pour éviter une rupture pendant le buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.