Cabaretavond organiseren: checklist en planning
Een cabaretavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een artiest en een podium. Je regelt tegelijk het programma, de locatie, de techniek, de ontvangst en de catering. Vooral geluidscontrole, technische wensen en de laatste bezoekersinformatie worden vaak te laat opgepakt. Gebruik de checklist als vaste volgorde: leg eerst datum, budget en contracten vast, werk daarna het draaiboek uit en controleer op de dag zelf podium, stoelen, microfoons en drankvoorziening.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Cabaretiers contracteren
2 personen
Locatie reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Begroting vaststellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Technische wensen afstemmen
2 personen
Route en parkeren communiceren
Bezoekerslijst afsluiten
Boodschappen doen
2 personen
Locatie en sleutels controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratielijst klaarleggen
Event
Locatie openen
2 personen
Podium en speelvlak opbouwen
4 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Programma en cues doornemen
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Entree en garderobe bemannen
2 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Cabaretprogramma begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Artiesten uitzwaaien
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Bar en buffet schoonmaken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Locatie vegen en dweilen
3 personen
Apparatuur demonteren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrap
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 10
- Garderoberekkenaantal 2
- Klaptafelsaantal 3
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- DI-box
- Audiokabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Podiumspotsaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 4
Servies
- Drinkglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerplateausaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokkenaantal 6
- Tangen en opscheplepelsaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Achtergronddoek
- Podiumgordijnenaantal 2
- Menukaartenaantal 10
- Programmafoldersaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg technische wensen uiterlijk twee weken voor de cabaretavond vast met de artiesten en controleer of speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, DI-box en audiokabels op elkaar aansluiten.
- Plan de opbouw minimaal 3 uur voor de inloop. Podiumdelen, podiumtrap, stoelen, tafels, podiumspots en lichtstatieven staan dan klaar voordat de soundcheck begint.
- Sluit de bezoekerslijst 3 tot 5 dagen vooraf af. Verwerk daarna dieetwensen, maak de registratielijst definitief en communiceer route, parkeren en eventuele aanvangstijd.
- Koel dranken minstens 2 uur voor ontvangst en reken bij een avondprogramma op 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur. Zet extra drinkglazen, ijsblokken en koelboxen klaar.
- Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan: registratie, techniek, catering en artiestenbegeleiding. Zet namen en telefoonnummers in het draaiboek, zodat de organisator niet alle vragen tijdens de voorstelling opvangt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om de datum en locatie vast te leggen, cabaretiers te contracteren, uitnodigingen te versturen en technische wensen af te stemmen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een cabaretavond?
- Reserveer minimaal 3 uur voor opbouw en soundcheck. Bij podiumdelen, lichtstatieven, meerdere microfoons en catering is 4 uur praktischer, zodat je vóór de inloop nog kunt testen.
- Wanneer moet ik de catering voor een cabaretavond regelen?
- Reserveer catering uiterlijk 3 weken vooraf en verzamel dieetwensen tot ongeveer 5 dagen voor de avond. Bestel of koop bederfelijke hapjes pas nadat de bezoekerslijst is afgesloten.
- Wanneer doe je de soundcheck bij een cabaretavond?
- Doe de soundcheck minimaal 60 minuten vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Test elke microfoon, het mengpaneel, de speakers, podiumspots en eventuele kabels afzonderlijk.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!