Checklist para organizar una noche de cabaret
Una noche de cabaret combina actuaciones en directo, público sentado y bastante coordinación técnica. Empieza fijando la fecha, el programa y el presupuesto; después reserva el lugar, los cómicos y el equipo de sonido. Durante las últimas semanas tendrás que controlar invitaciones, inscripciones, preferencias dietéticas y voluntarios. El día del evento, calcula al menos varias horas para abrir el espacio, montar el escenario, probar micrófonos e iluminación y preparar la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contratar a los cómicos
2 personas
Reservar el lugar
Reservar equipo de sonido
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Establecer el presupuesto
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Asignar voluntarios
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Cerrar la lista de visitantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la lista de registro
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario y la zona de juego
4 personas
Montar sillas y mesas
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Revisar el programa y las señales
3 personas
Recibir al público
4 personas
Atender la entrada y el guardarropa
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
Coordinar el programa de cabaret
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Despedir a los artistas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Limpiar el bar y el bufé
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Barrer y fregar el recinto
3 personas
Desmontar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Percheroscant. 2
- Mesas plegablescant. 3
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Caja DI
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas para servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubitos de hielocant. 6
- Pinzas y cucharonescant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Lona de fondo
- Cortinas del escenariocant. 2
- Cartas del menúcant. 10
- Folletos del programacant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y las necesidades técnicas antes de contratar el sonido: confirma cuántos micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces y entradas necesitará cada actuación.
- No dejes los permisos y el seguro para la última semana. Comprueba ambos al reservar el lugar y guarda las confirmaciones junto con el contrato de los cómicos.
- Envía las invitaciones con tiempo suficiente para cerrar la lista de visitantes y recoger alergias o dietas. Usa esa lista para confirmar el catering y preparar el registro de entrada.
- Reserva varias horas para el montaje del día del evento. Primero coloca las piezas del escenario y la escalera, después sillas y mesas, y deja tiempo para probar sonido, focos y cables.
- Enfría las bebidas con antelación y calcula aproximadamente dos o tres bebidas por persona durante la primera hora. Prepara también café, té, aperitivos, vasos y bandejas antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de cabaret?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para encontrar el lugar, contratar a los cómicos y reservar el sonido. Durante las 2 últimas semanas confirma invitados, catering, voluntarios, permisos y necesidades técnicas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un escenario de cabaret?
- Reserva al menos 3 horas para montar el escenario, las sillas, las mesas y la iluminación. Añade tiempo para una prueba completa de micrófonos, mesa de mezclas, altavoces y focos antes de recibir al público.
- ¿Cuántos micrófonos necesita una noche de cabaret?
- Depende del programa, pero prepara como mínimo un micrófono por actuación y uno de reserva si el presupuesto y el equipo lo permiten. Confirma el número exacto con los cómicos antes de reservar la mesa de mezclas y los cables.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados y el catering?
- Cierra la lista entre 5 y 7 días antes del evento y comunica entonces el número final al catering. Recoge las preferencias dietéticas antes de esa fecha para que puedan preparar las raciones adecuadas.
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