Checklist pour organiser une soirée cabaret

Une soirée cabaret se prépare comme un spectacle, pas comme un simple repas entre amis. Il faut verrouiller la date, les humoristes et la salle avant de lancer les invitations, puis coordonner le son, la scène, l’éclairage et l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations jusqu’à l’ouverture des portes. Elle couvre aussi les oublis fréquents : besoins alimentaires, stationnement, clés, boissons fraîches et liste d’inscription.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Engager des humoristes
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le matériel de sonorisation
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le budget
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Clore la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la liste d’inscription

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène et la zone de jeu
4 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Passer en revue le programme et les cues
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Gérer l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
Encadrer le programme de cabaret
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Dire au revoir aux artistes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Nettoyer le bar et le buffet
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Balayer et laver le lieu
3 personnes
Démonter l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Portantsqté 2
Tables pliantesqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtier DI
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Blocs de glaceqté 6
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Bâche de fond
Rideaux de scèneqté 2
Cartes de menuqté 10
Brochures du programmeqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et le budget, puis réservez les humoristes, la salle et la sonorisation. Gardez plusieurs semaines de marge pour vérifier les autorisations et l’assurance avant d’envoyer les invitations.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires dès la réponse. Clôturez la liste des visiteurs quelques jours avant la soirée afin d’ajuster le catering, les chaises et les tables.
Élaborez un déroulé minuté avec l’arrivée des bénévoles, l’ouverture des portes, les passages sur scène, les pauses et le service. Transmettez les besoins techniques aux intervenants avant le montage, notamment pour les microphones sans fil, la table de mixage et les retours son.
Ne gardez pas le stationnement et l’itinéraire pour le dernier message : envoyez-les avec les invitations ou au plus tard 3 jours avant. Confirmez aussi qui possède les clés et à quelle heure le lieu peut être ouvert.
Le jour même, prévoyez le montage de la scène et de la zone de jeu avant l’installation des chaises. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et regroupez les en-cas, verres, tasses et plateaux près du point de service.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée cabaret ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant la soirée pour finaliser le catering, les places et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour monter une scène de cabaret ?: Réservez au moins 3 heures pour monter la scène, placer les éclairages, installer les haut-parleurs et tester les microphones. Ajoutez 30 à 45 minutes de marge pour les câbles, les rallonges et les réglages imprévus.
Quand réserver les humoristes et la sonorisation ?: Réservez les humoristes et le matériel de sonorisation dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Les besoins techniques doivent être validés avant l’envoi des invitations.
Que faut-il prévoir pour le catering d’une soirée cabaret ?: Comptez les portions à partir de la liste définitive des visiteurs et demandez les allergies au plus tard 10 jours avant. Prévoyez un espace séparé pour les en-cas, les boissons, les verres et les accessoires de service afin de ne pas gêner l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.