Cabaretavond organiseren: een praktische checklist

Een cabaretavond staat of valt met een strak programma, goed geteste techniek en duidelijke afspraken met artiesten. Leg eerst datum, zaal en optredens vast; werk daarna aan uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je dieetwensen, route-informatie en het draaiboek. Op de dag zelf draait alles om zaalopbouw, backstage, licht, geluid en een volledige technische doorloop voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Optredens en artiesten bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Programma en draaiboek uitwerken
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Techniek reserveren
Route en parkeertips versturen
Bezoekerslijst en dieetlijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Artiestenbriefing versturen
Zaal en backstage controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Achterdoek en decor ophangen
2 personen
Licht en kabels installeren
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Optredens technisch doorlopen
3 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Deuren openen en bezoekers ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen en afwassen
3 personen
Eten en drinken opruimen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Techniek en materialen inpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 6

Servies

Drinkglazenaantal 80
Koffiemokkenaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Kannenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
HDMI-kabel
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Werklampenaantal 2
Kabelmattenaantal 6

Decoratie

Achterdoek
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische doorloop minimaal 2 uur vóór ontvangst van het publiek. Test elke draadloze microfoon afzonderlijk, controleer de laptopaansluiting en leg kabels vast met kabelmatten.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en geef het definitieve aantal gasten door aan de catering. Print daarna één bezoekerslijst en één aparte dieetlijst voor de ontvangst en keuken.
Stuur artiesten uiterlijk 3 dagen vooraf een briefing met aankomsttijd, route, parkeertips, programma en contactpersoon. Vraag technische wensen eerder op, zodat ontbrekende microfoons, standaards of aansluitingen nog geregeld kunnen worden.
Maak de podiumzone vrij voordat tafels en stoelen worden geplaatst. Houd een duidelijke looproute naar het podium en richt de kleedruimte in met een tafel, stoelen en een plek voor persoonlijke spullen.
Koel dranken minstens 3 uur vóór aanvang en zet drinkglazen, kannen en serveerbladen klaar voordat de zaal opengaat. Controleer ook of koffiezetapparaten, waterkokers en verlenghaspels op veilige plaatsen staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Reserveer techniek en catering zodra het programma grotendeels vaststaat, meestal 4 tot 6 weken voor de avond.
Wanneer moet ik de techniek van een cabaretavond testen?: Plan de volledige soundcheck en technische doorloop minimaal 2 uur vóór de inloop. Controleer microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, HDMI-kabel en verlichting opnieuw nadat alles op zijn definitieve plek staat.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een cabaretavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel koffie en water apart mee en houd bij een avond van 3 uur ongeveer 4 tot 5 drankjes per bezoeker aan.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een cabaretavond versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de avond als je dan bezoekersaantallen, dieetwensen en catering definitief wilt maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.