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Kabarettabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kabarettabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf und funktionierender Technik. Lege zuerst Datum, Programm und Saal fest, bestätige danach Künstler, Catering und technische Anforderungen. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche bearbeitet sein. Am Veranstaltungstag zählen ein sauberer Backstagebereich, getestete Mikrofone, sichere Kabelwege und gekühlte Getränke. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Auftritte und Künstler bestätigen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Programm und Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technik reservieren

  • Route und Parktipps versenden

  • Besucherliste und Diätliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Künstlerbriefing versenden

  • Saal und Backstage kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Backdrop und Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Licht und Kabel installieren

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Auftritte technisch durchgehen

    3 Personen

  • Umkleide einrichten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Willkommenstisch vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen und Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Pause betreuen

    3 Personen

  • Abschied und Garderobe betreuen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln und abwaschen

    3 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Technik und Materialien einpacken

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • UmkleidestühleAnz. 6

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 80
  • KaffeebecherAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KannenAnz. 6

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Laptop
  • HDMI-Kabel
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • ArbeitslampenAnz. 2
  • KabelmattenAnz. 6

Dekoration

  • Hintergrundvorhang
  • TischdeckenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Sammle die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 14 Tage vor dem Auftritt und prüfe, ob Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofonständer zusammenpassen.
  • Plane den Saal nicht nur für Stühle und Tische: Richte auch einen freien Bühnenbereich, einen Backstagebereich mit Umkleidetischen und Umkleidestühlen sowie eine Garderobe ein.
  • Verschicke Route und Parktipps spätestens 3 Tage vor dem Kabarettabend. Drucke Besucherliste und Diätliste am Veranstaltungstag aus, damit Einlass und Catering schnell reagieren können.
  • Teste Licht, HDMI-Verbindung und Ton vor dem Einlass mit dem tatsächlichen Laptop. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten und halte Arbeitslampen für den Aufbau bereit.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Stelle Trinkgläser, Kannen und Serviertabletts bereit, statt alles erst während des Einlasses zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kabarettabend planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Saalreservierung. Künstlerbestätigungen, Technik und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Kabarettabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor der Veranstaltung. Bitte um Anmeldungen bis 7 bis 10 Tage vorher, damit Sitzplätze, Catering und Ernährungswünsche zuverlässig geplant werden können.
Wie lange vor Beginn muss die Technik beim Kabarettabend getestet werden?
Plane den technischen Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Licht und Auftrittsablauf sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn vollständig durchgegangen sein.
Was muss am Veranstaltungstag beim Kabarettabend kontrolliert werden?
Kontrolliere 2 bis 3 Stunden vorher Saal, Bühne, Backstage, Kabelwege und Sitzordnung. Etwa 30 Minuten vor dem Einlass sollten Getränke gekühlt, Programmständer aufgestellt und Besucherliste sowie Diätliste griffbereit sein.

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