Checklist pour organiser une soirée cabaret
Une soirée cabaret demande de coordonner les artistes, la salle, le public et la technique dans un ordre précis. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve le lieu et confirme les prestations. Les besoins techniques et alimentaires doivent être recueillis avant de commander le catering et le matériel. Cette checklist t’aide à garder le fil jusqu’aux essais de microphones, à la répétition et à l’accueil des invités le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Confirmer les prestations et les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Élaborer le programme et le déroulé
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
Envoyer le parcours et les conseils de stationnement
Imprimer la liste des visiteurs et la liste des régimes alimentaires
Faire les courses
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Vérifier la salle et les coulisses
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Accrocher le fond et la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Répéter les performances avec la technique
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Événement
Ouvrir les portes et accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les spectacles
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer la pause
3 personnes
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler et laver la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer la technique et le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 70
- Tablesqté 8
- Portantsqté 2
- Tables de logeqté 2
- Chaises des vestiairesqté 6
Vaisselle
- Verres à boireqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafesqté 6
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Pieds de microqté 2
- Ordinateur portable
- Câble HDMI
- Rallonges électriquesqté 3
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 4
- Lampes de chantierqté 2
- Passe-câblesqté 6
Décoration
- Fond de scène
- Nappesqté 8
- Panneau d’accueil
- Pupitres de programmeqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Pinces de serviceqté 6
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Poubellesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date, le lieu et le programme au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de confirmer les artistes, d’envoyer les invitations et de traiter les inscriptions.
- Demande les besoins techniques et alimentaires dès l’inscription, puis transmets un briefing complet aux artistes 7 jours avant la soirée. Note séparément les régimes pour préparer la liste remise au catering.
- Prévois une vraie répétition avec la technique avant l’ouverture des portes. Teste chaque microphone sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles et les projecteurs LED, plutôt que de faire un simple contrôle visuel.
- Garde une marge d’au moins 90 minutes pour l’installation de la salle. Les tables, les chaises, le fond de scène, l’éclairage et les passe-câbles prennent souvent plus de temps que prévu.
- Refroidis les boissons au moins 4 heures avant l’arrivée du public et installe le vestiaire avant l’accueil. Vérifie aussi les coulisses, la zone du podium et le cheminement des câbles juste avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une soirée cabaret ?
- Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Réserve d’abord la salle et confirme les artistes, puis lance les invitations et règle les détails techniques et alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour installer une soirée cabaret ?
- Prévois au minimum 90 minutes pour installer les tables, les chaises, le décor, la lumière et le son. Ajoute ensuite 30 à 45 minutes pour les tests et la répétition technique.
- Quand envoyer les invitations pour une soirée cabaret ?
- Envoie-les environ 4 semaines avant l’événement, avec le programme, l’adresse et les conseils de stationnement. Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant la soirée pour finaliser le catering et les régimes alimentaires.
- Quand tester les microphones et le matériel audio ?
- Fais un premier test pendant l’installation, puis un second avec les artistes lors de la répétition, idéalement 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Vérifie chaque microphone séparément et garde des rallonges et multiprises accessibles.
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