Checklist voor een goed georganiseerde businessplanwedstrijd

Een businessplanwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en jury uitnodigen. Je moet het wedstrijdformat, de beoordelingscriteria en het presentatieformat vroeg vastleggen, zodat iedereen dezelfde informatie krijgt. Plan daarnaast tijd voor het testen van presentaties, microfoons en aansluitingen. Met deze checklist houd je de 81 taken en 60 benodigde spullen in de juiste volgorde bij, van de eerste inschrijvingen tot de prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Juryleden benaderen
Locatie en zaalindeling bevestigen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Inschrijvingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Jurycriteria opstellen
3 personen
Beoordelingsformulieren maken
Presentatieformat versturen
Deelnemerslijst bijwerken
Presentaties verzamelen
2 personen
Presentaties technisch testen
2 personen
Catering reserveren
Prijzen en certificaten bestellen
Jurybriefing versturen
Programma definitief maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Registratielijst afdrukken
Publieksmaterialen afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en certificaten controleren
2 personen
Apparatuur opladen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Draaiboek uitdelen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties doorlopen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Briefing ontvangstteam
4 personen
Briefing jury en presentator
5 personen

Event

Ontvangst deelnemers
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
Eerste presentatieronde begeleiden
3 personen
Tijd per presentatie bewaken
Juryvragen faciliteren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Netwerkpauze begeleiden
2 personen
Tweede presentatieronde begeleiden
3 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Juryberaad faciliteren
3 personen
Finalisten bekendmaken
Finalepresentaties begeleiden
3 personen
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
Winnaars bepalen
4 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Winnaars fotograferen
2 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankmail versturen
Jurybedankmail versturen
Uitslag online publiceren
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Jurytafel
Registratietafel
Buffettafelaantal 3
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Serveertangenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjeshoudersaantal 70
Pijlbordjesaantal 8
Ballonnenaantal 40
Ballongewichtenaantal 4
Vlaggenlijnaantal 3
Prikbordenaantal 4
Klembordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 3

Catering

Prijzenaantal 3
Certificaatmappenaantal 12
Stembriefbussenaantal 2
Stembakjesaantal 70
Presentatiemapjesaantal 12
Pennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 75
Polsbandjesaantal 70
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Leg het wedstrijdformat en de jurycriteria vast voordat je het aanmeldformulier publiceert. Deelnemers moeten vooraf weten hoeveel presentatietijd ze krijgen, waarop ze worden beoordeeld en welke voorwaarden gelden.
Benader juryleden minstens 6 tot 8 weken vooraf. Stuur daarna een aparte jurybriefing met het programma, de beoordelingsformulieren en de praktische instructies voor de wedstrijddag.
Verzamel presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de wedstrijd. Test elk bestand op de laptop, projector en het projectiescherm; controleer ook HDMI-kabels, adapters, verlengkabels en stekkerdozen.
Maak de registratie klaar met een actuele deelnemerslijst, registratielijst, naamkaartjes en publieksmaterialen. Leg de registratietafel minimaal 30 minuten voor aanvang klaar, zodat binnenkomende deelnemers niet de zaalopbouw verstoren.
Controleer prijzen, certificaten en catering uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Stem het aantal glazen, kopjes, borden en besteksets af op het definitieve aantal deelnemers, juryleden en publiek en verwerk dieetwensen in de bestelling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een businessplanwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je het format vastleggen, juryleden benaderen, deelnemersvoorwaarden opstellen, aanmeldingen verwerken en de locatie en catering bevestigen.
Wanneer moet ik de juryleden voor een businessplanwedstrijd uitnodigen?: Benader juryleden minimaal 6 tot 8 weken voor de wedstrijd. Verstuur de definitieve jurybriefing ongeveer 1 week vooraf, met criteria, formulieren, programma en hun rol tijdens de presentaties.
Wanneer moet ik de presentaties van deelnemers verzamelen en testen?: Vraag presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf op. Test ze vervolgens op de gebruikte laptop, projector en aansluitingen, zodat je ontbrekende bestanden of HDMI-adapters nog op tijd kunt oplossen.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van een businessplanwedstrijd?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de zaal, jurytafel, registratietafel, techniek en catering. Plan daarnaast 30 minuten vóór aanvang voor registratie en een laatste controle van microfoons, presentaties en prijzen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.