Businessplan-Wettbewerb organisieren: die Checkliste

Ein Businessplan-Wettbewerb braucht mehr als ein Anmeldeformular und eine Jury. Lege zuerst Format, Teilnahmebedingungen und Bewertung fest; danach folgen Einladungen, Präsentationen und die Ablaufplanung. In den letzten Tagen zählen technische Tests, Namensschilder, Registrierung und ein klares Jury-Briefing. Diese Checkliste bündelt die 81 Aufgaben und 60 benötigten Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge, damit am Veranstaltungstag Präsentationen, Bewertung und Catering reibungslos zusammenpassen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Jurymitglieder ansprechen
Location und Raumaufteilung bestätigen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbematerial veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Anmeldungen bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Jurykriterien festlegen
3 Personen
Bewertungsformulare erstellen
Präsentationsformat versenden
Teilnehmerliste aktualisieren
Präsentationen sammeln
2 Personen
Präsentationen technisch testen
2 Personen
Catering reservieren
Preise und Zertifikate bestellen
Jury-Briefing versenden
Programm finalisieren
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Registrierungsliste drucken
Publikumsmaterialien drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Preise und Zertifikate prüfen
2 Personen
Geräte aufladen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Ablaufplan verteilen
2 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen durchgehen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Briefing des Empfangsteams
4 Personen
Briefing für Jury und Moderator
5 Personen

Event

Teilnehmer empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungsprogramm begleiten
2 Personen
Wettkampfregeln erläutern
Erste Präsentationsrunde betreuen
3 Personen
Zeit pro Präsentation überwachen
Juryfragen moderieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Networking-Pause betreuen
2 Personen
Zweite Präsentationsrunde begleiten
3 Personen
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Jurybesprechung moderieren
3 Personen
Finalisten bekanntgeben
Finalpräsentationen begleiten
3 Personen
Publikumsstimmen sammeln
2 Personen
Gewinner ermitteln
4 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Gewinner fotografieren
2 Personen
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien zählen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesmail an die Teilnehmer versenden
Dankesmail an die Jury senden
Ergebnis online veröffentlichen
Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
Jurytisch
Registrierungstisch
Buffet-TischAnz. 3
HockerAnz. 6

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadekabelAnz. 6

Geschirr

GläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
SchälchenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
NamensschildhalterAnz. 70
WegweiserAnz. 8
BallonsAnz. 40
BallongewichteAnz. 4
WimpelketteAnz. 3
PinnwändeAnz. 4
KlemmbretterAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 3

Catering

PreiseAnz. 3
ZertifikatsmappenAnz. 12
StimmzettelboxenAnz. 2
StimmzettelboxenAnz. 70
PräsentationsmappenAnz. 12
StifteAnz. 80
NotizblöckeAnz. 75
ArmbänderAnz. 70
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Lege das Wettkampfformat und die Jurykriterien fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. So wissen Teilnehmende von Anfang an, wie viel Zeit ihre Präsentation hat und wonach bewertet wird.
Bestätige Jury und Location spätestens vier bis sechs Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur Sitzplätze, sondern auch Jurytisch, Registrierungstisch, Buffet-Tisch sowie die Raumaufteilung.
Sammle Präsentationen vor dem Veranstaltungstag und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop mit Projektor, HDMI-Kabel und passenden Adaptern. Ein Ersatzkabel und ein Ladekabel gehören griffbereit an den Technikplatz.
Schicke das Jury-Briefing und das Präsentationsformat spätestens sieben Tage vorher. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib die endgültige Zahl an das Catering weiter, sobald die Anmeldefrist endet.
Bereite Registrierungsliste, Namensschilder, Publikumsmaterialien, Preise und Zertifikate am Vortag vor. Stelle Gläser, Tassen, Teller, Besteck sowie Kaffee- und Thermoskannen nicht erst während des Einlasses zusammen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Businessplan-Wettbewerb organisieren?: Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Format, Jury, Location und Teilnahmebedingungen. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Werbung laufen, damit genügend Zeit für Anmeldungen bleibt.
Wann muss die Jury für einen Businessplan-Wettbewerb feststehen?: Die Jurymitglieder sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Wettbewerb zugesagt haben. Das Jury-Briefing mit Kriterien, Bewertungsformularen und Zeitplan verschickst du idealerweise sieben Tage vorher.
Wie viele Tage vorher sollte man die Präsentationen testen?: Fordere die Präsentationen spätestens drei bis fünf Tage vorher an und teste sie gesammelt auf dem Veranstaltungs-Laptop. Prüfe dabei Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und alle HDMI-Adapter.
Wann sollte man Catering und Preise bestellen?: Reserviere das Catering etwa drei bis vier Wochen vorher und übermittle die endgültige Personenzahl nach Ende der Anmeldung. Preise und Zertifikate solltest du mindestens zwei Wochen vorher bestellen und am Vortag kontrollieren.

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