Checklist pour organiser un concours de business plan

Un concours de business plan demande plus qu’un appel à candidatures et une remise de prix. Il faut cadrer le format, préparer le jury, suivre les inscriptions et vérifier chaque présentation avant le jour J. Cette checklist regroupe 81 tâches et 60 fournitures, dans un ordre pratique. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard : adaptateurs HDMI, badges, critères d’évaluation, besoins alimentaires et certificats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Contacter les membres du jury
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le matériel promotionnel
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir les critères du jury
3 personnes
Préparer les formulaires d’évaluation
Envoyer le format de présentation
Mettre à jour la liste des participants
Rassembler les présentations
2 personnes
Tester techniquement les présentations
2 personnes
Réserver le catering
Commander les prix et les certificats
Envoyer le briefing du jury
Finaliser le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Imprimer les supports pour le public
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les prix et certificats
2 personnes
Recharger les appareils
Préparer les présentations
2 personnes
Distribuer le déroulé
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Passer en revue les présentations
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Briefing du jury et de l’animateur
5 personnes

Événement

Accueil des participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
Expliquer les règles du match
Animer le premier tour de présentation
3 personnes
Surveiller le temps par présentation
Animer les questions du jury
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Animer la pause networking
2 personnes
Animer le deuxième tour de présentations
3 personnes
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Faciliter la délibération du jury
3 personnes
Annoncer les finalistes
Accompagner les présentations finales
3 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Déterminer les gagnants
4 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
Envoyer un e-mail de remerciement au jury
Publier les résultats en ligne
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Table du jury
Table d'inscription
Table de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Petits bolsqté 12
Pinces de serviceqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Porte-nomsqté 70
Panneaux de directionqté 8
Ballonsqté 40
Poids pour ballonsqté 4
Guirlande de fanionsqté 3
Panneaux d’affichageqté 4
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 3

Catering

Prixqté 3
Classeurs de certificatsqté 12
Urnes de voteqté 2
Urnesqté 70
Dossiers de présentationqté 12
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 75
Braceletsqté 70
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Fixez le format de la compétition avant d’envoyer les invitations : durée de présentation, temps de questions, nombre de finalistes et modalités de remise des prix doivent être identiques pour tous.
Contactez les membres du jury au moins 4 semaines à l’avance. Envoyez ensuite les critères d’évaluation et un briefing séparé, afin que chacun sache quoi noter et quand arriver.
Fermez les inscriptions avec une date précise, puis prévoyez 2 à 3 jours pour vérifier les dossiers, confirmer les participants et recueillir les besoins alimentaires.
Rassemblez toutes les présentations au plus tard 3 jours avant le concours. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable prévu, avec le projecteur, l’écran, les câbles HDMI et les adaptateurs réellement disponibles.
Préparez la salle la veille : table du jury, table d’inscription, sièges, badges, supports imprimés et matériel de sonorisation. Gardez des rallonges, multiprises et câbles de recharge accessibles plutôt que rangés dans un carton fermé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de business plan ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour un concours avec appel à candidatures, jury et présentations. Commencez par le format et le lieu, puis lancez les inscriptions avant de finaliser le programme.
Quand faut-il envoyer le format de présentation aux candidats ?: Envoyez-le dès la confirmation de leur inscription, idéalement au moins 2 semaines avant l’événement. Demandez les fichiers définitifs 3 jours avant afin de pouvoir les tester techniquement.
Que faut-il prévoir pour le jury d’un concours de business plan ?: Préparez les critères d’évaluation, les formulaires de notation et un briefing envoyé au moins 7 jours avant. Prévoyez aussi une table dédiée, des chaises et les badges nominatifs.
Quand commander les prix et les certificats ?: Commandez-les au moins 3 semaines avant le concours pour avoir le temps de vérifier les noms, les catégories et les quantités. Faites un contrôle final quelques jours avant la remise des prix.

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