Checklist para organizar un concurso de planes de negocio

Organizar un concurso de planes de negocio requiere coordinar participantes, jurado, presentaciones y una sala preparada para que todo avance sin pausas. Empieza definiendo el formato, las condiciones y los criterios de evaluación antes de abrir las inscripciones. Después, controla las confirmaciones, recopila las presentaciones y prueba cada archivo y conexión con antelación. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día del concurso con el programa, el equipo y los premios comprobados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el material promocional
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Establecer criterios del jurado
3 personas
Preparar formularios de evaluación
Enviar el formato de presentación
Actualizar la lista de participantes
Recopilar las presentaciones
2 personas
Probar técnicamente las presentaciones
2 personas
Reservar el catering
Pedir premios y certificados
Enviar briefing al jurado
Definir el programa final
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de registro
Imprimir materiales para el público
Hacer la compra
2 personas
Comprobar premios y certificados
2 personas
Cargar el equipo
Preparar las presentaciones
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Repasar las presentaciones
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Briefing del equipo de recepción
4 personas
Briefing del jurado y del presentador
5 personas

Evento

Recibir a los participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
3 personas
Coordinar el programa de apertura
2 personas
Explicar las reglas del concurso
Coordinar la primera ronda de presentaciones
3 personas
Controlar el tiempo por presentación
Facilitar las preguntas del jurado
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Coordinar la pausa de networking
2 personas
Coordinar la segunda ronda de presentaciones
3 personas
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Servir el bufé de cena
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Facilitar la deliberación del jurado
3 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar las presentaciones finales
3 personas
Recopilar los votos del público
2 personas
Determinar los ganadores
4 personas
Entregar premios
3 personas
Fotografiar a los ganadores
2 personas
Servir el cóctel de networking
3 personas
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar correo de agradecimiento a los participantes
Enviar el correo de agradecimiento al jurado
Publicar el resultado en línea
Compartir fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Mesa del jurado
Mesa de registro
Mesa del bufécant. 3
Taburetescant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6

Vajilla

Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 70
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 80
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Cuencoscant. 12
Pinzas de servircant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Abrebotellascant. 3

Decoración

Mantelescant. 10
Portanombrescant. 70
Carteles de flechascant. 8
Globoscant. 40
Pesos para globoscant. 4
Guirnalda de banderinescant. 3
Tableros de corchocant. 4
Portapapelescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 3

Catering

Premioscant. 3
Carpetas para certificadoscant. 12
Urnas para votoscant. 2
Urnascant. 70
Carpetas de presentacióncant. 12
Bolígrafoscant. 80
Bloc de notascant. 75
Pulserascant. 70
Compras

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Consejos

Cierra el formato y las reglas antes de enviar invitaciones: define el tiempo de presentación, el turno de preguntas y los criterios que usará el jurado. Envía también el formato de presentación para evitar archivos incompatibles o entregas tardías.
Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Mantén una lista actualizada de participantes y prepara las tarjetas de nombre y la lista de registro con la misma ortografía.
Recopila todas las presentaciones antes del evento y haz una prueba técnica completa con el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los adaptadores HDMI. Lleva cables de carga, alargadores y regletas de repuesto: suelen faltar justo cuando empieza la primera exposición.
Envía el briefing al jurado entre 3 y 5 días antes, incluyendo el programa final, los criterios y los formularios de evaluación. Reserva una mesa separada para el jurado y otra para el registro para que las llegadas no interrumpan las deliberaciones.
Comprueba los premios y certificados cuando lleguen, no el mismo día. Monta con antelación la mesa del jurado, la mesa de registro y la del bufé, y calcula la vajilla, los termos y las jarras según el número confirmado de asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de planes de negocio?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas captar participantes y confirmar un jurado. Deja cerrados el programa, las presentaciones y la logística técnica como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo se deben enviar las condiciones de participación?: Envíalas antes de abrir el formulario de inscripción, idealmente entre 4 y 6 semanas antes del concurso. Así cada participante conoce el formato, los plazos y los criterios antes de apuntarse.
¿Cuándo hay que probar las presentaciones?: Recopila los archivos entre 5 y 7 días antes y prueba cada presentación al menos una vez. Repite una comprobación rápida el día anterior con el portátil, el proyector, los cables y los adaptadores que se usarán en la sala.
¿Cuándo se debe enviar el briefing al jurado?: Envíalo entre 3 y 5 días antes, junto con los criterios, los formularios de evaluación y el programa final. Reserva además unos 15 minutos antes del inicio para resolver dudas y confirmar el orden de las presentaciones.

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