Burgercongres organiseren: checklist en planning

Een burgercongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je regelt sprekers, aanmeldingen, techniek, catering en een duidelijke ontvangst in een vaste volgorde. Begin met datum, programma en locatie, en werk daarna toe naar deelnemerscommunicatie en praktische uitvoering. De laatste dagen draait het vooral om bevestigen, printen, verzamelen en controleren: van presentaties en naambadges tot microfoons, koffie en routeborden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekersprogramma bevestigen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Techniek reserveren
Catering bestellen
2 personen
Programma online publiceren
Naambadges ontwerpen
Naambadges en lijsten printen
2 personen
Presentaties verzamelen
Deelnemerslijst actualiseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Sprekersbriefing versturen
Route en ontvangstbord printen
Zaal openen
2 personen
Zaal en foyer controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Registratiebalie inrichten
3 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Podiumtafel klaarzetten
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffet en pauzetafels inrichten
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Registratiebalie bemensen
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Openingswoord verzorgen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Microfoons beheren
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Afval tijdens pauzes verzamelen
2 personen
Werkgroepen begeleiden
6 personen
Werkvormmaterialen uitdelen
3 personen
Aantekeningen verzamelen
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
5 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Slotdebat begeleiden
2 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Buffet afbreken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
Afval afvoeren
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven materiaal opbergen
2 personen
Sprekersbestanden archiveren
Bedankbericht versturen
Deelnemersinformatie opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 18
Podiumtafelaantal 2
Krukkenaantal 6
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Tangenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 6
Flip-overstiftenaantal 24
Geluidsrecordersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Podiumachterdoek
Congresbanneraantal 2
Naamkaarthoudersaantal 120
Pennenbakjesaantal 18
Plantdecoratieaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Afvalbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en zaal vroeg vast voordat je sprekers benadert. Reserveer techniek en catering zodra de opzet duidelijk is, zodat je niet vlak voor het congres nog moet improviseren.
Laat sprekers hun presentatie uiterlijk enkele dagen vooraf aanleveren en stuur daarna één briefing met tijden, route, contactpersoon en technische afspraken. Zo kun je de presentaties op één laptop verzamelen en testen.
Sluit de deelnemerslijst niet af zonder dieetwensen en actuele contactgegevens te controleren. Print naambadges en lijsten pas na de laatste update, zodat ontvangstmedewerkers niet met verouderde informatie werken.
Plan de zaalopbouw vóór de opening: congresstoelen, klaptafels, podiumtafel, registratietafel en buffettafels hebben elk een vaste plek nodig. Controleer ook foyer, kapstokken en bewegwijzering voordat deelnemers binnenkomen.
Test beeld en geluid in de echte zaal, niet alleen op papier. Sluit beamer, projectiescherm, laptop, draadloze microfoons en speakers aan en houd een reserveplan klaar voor een lege accu, ontbrekende kabel of uitgevallen microfoon.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een burgercongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. De laatste 2 weken gebruik je voor aanmeldingen, catering, techniek, presentaties en de briefing van vrijwilligers.
Wanneer moet ik de catering voor een burgercongres bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf, zodra je een redelijk deelnemersaantal en de belangrijkste dieetwensen hebt. Geef het definitieve aantal en wijzigingen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor het congres door.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een burgercongres op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor zaalopbouw en techniek bij een regulier programma. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige controle van registratie, bewegwijzering, presentaties, microfoons en catering.
Wanneer print ik naambadges en deelnemerslijsten?: Print naambadges en lijsten 1 dag vooraf, nadat je de deelnemerslijst hebt geactualiseerd. Houd een paar blanco badges en een pen achter de registratietafel voor late wijzigingen of deelnemers die zonder badge aankomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.