Bürgerkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Bürgerkongress braucht mehrere Vorläufe: Programm, Referierende, Raum, Technik und Anmeldungen müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mit Datum und Saal, bestätige danach das Sprecherprogramm und öffne die Anmeldung. In den letzten Wochen geht es vor allem um Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche, Präsentationen und Helfereinsätze. Am Veranstaltungstag sorgen ein vorbereiteter Empfang, getestete Funkmikrofone und klar beschriftete Räume für einen geordneten Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Referenten ansprechen
2 Personen
Sprecherprogramm bestätigen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Technik reservieren
Catering bestellen
2 Personen
Programm online veröffentlichen
Namensschilder gestalten
Namensschilder und Listen drucken
2 Personen
Präsentationen sammeln
Teilnehmerliste aktualisieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Sprecherbriefing versenden
Route und Empfangsschild drucken
Saal öffnen
2 Personen
Saal und Foyer kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Registrierungstheke einrichten
3 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Podiumstisch aufstellen
3 Personen
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Buffet und Pausentische einrichten
4 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Registrierungsdesk besetzen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Programm vorstellen
Eröffnungsrede halten
Redner betreuen
2 Personen
Präsentationen unterstützen
2 Personen
Mikrofone verwalten
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
Abfall während der Pausen sammeln
2 Personen
Arbeitsgruppen begleiten
6 Personen
Materialien für die Arbeitsformen verteilen
3 Personen
Notizen sammeln
3 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
5 Personen
Abendbuffet servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abschlussdebatte moderieren
2 Personen
Abschluss organisieren
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Buffet abbauen
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Technik zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Sprecherdaten archivieren
Dankesnachricht versenden
Teilnehmerinformationen nachverfolgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 120
KlappischeAnz. 18
PodiumstischAnz. 2
HockerAnz. 6
RegistrierungstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
SchälchenAnz. 20
ZangenAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartsAnz. 6
Flipchart-MarkerAnz. 24
TonaufnahmegeräteAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
USB-SticksAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
Bühnenhintergrund
KongressbannerAnz. 2
NamensschildhalterAnz. 120
StiftehalterAnz. 18
PflanzendekorationAnz. 8

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischsetAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 10
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Saal zuerst fest – idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. Erst danach solltest du Referierende verbindlich anfragen und Einladungen verschicken.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Aktualisiere die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher und übertrage dabei auch Ernährungswünsche, Namensschilder und die Sitzplanung.
Sammle Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn ein. So kannst du Dateien auf dem Laptop prüfen und Beamer, Projektionsleinwand sowie Lautsprecher vor dem Einlass testen.
Plane Freiwillige nicht nur für die Registrierung ein: Du brauchst morgens Unterstützung für Saal und Foyer, während der Pausen und beim Abbau. Lege Zuständigkeiten und Übergabezeiten schriftlich fest.
Stelle Kaffee- und Buffetbereich getrennt vom Registrierungstisch auf. Prüfe am Vortag Tassen, Gläser, Teller, Besteck, Thermoskannen und Warmhaltebehälter, damit Nachfüllen und Anmeldung sich nicht gegenseitig blockieren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man einen Bürgerkongress planen?: Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein. Für viele Referierende, externe Technik oder umfangreiches Catering sind 3 bis 6 Monate realistischer.
Wann sollte die Anmeldung für einen Bürgerkongress enden?: Beende die Anmeldung etwa 3 bis 5 Tage vor dem Termin, wenn du Namensschilder, Teilnehmerlisten und Catering verbindlich vorbereiten musst. Eine Nachmeldung am Eingang kannst du separat einplanen.
Was muss man am Tag vor dem Bürgerkongress prüfen?: Kontrolliere spätestens am Vortag Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Präsentationen und Beschilderung. Teste außerdem Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam mit der Technik.
Wie früh sollte der Saal am Veranstaltungstag geöffnet werden?: Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor dem ersten Programmpunkt. In dieser Zeit kannst du Tische und Stühle aufstellen, Registrierung und Buffet einrichten sowie Technik und Empfangsschilder prüfen.

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