Organiser un congrès citoyen sans rien oublier

Un congrès citoyen repose sur un programme clair, des intervenants confirmés et un accueil bien préparé. Cette checklist suit l’ordre utile, de la réservation de la salle jusqu’à l’installation des chaises, de la table d’inscription et de la technique. Elle inclut aussi les points souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, badges, présentations et briefing des intervenants. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier les derniers détails avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer le programme des intervenants
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver la technique
Commander le catering
2 personnes
Publier le programme en ligne
Créer les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs et les listes
2 personnes
Rassembler les présentations
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Envoyer le briefing des intervenants
Imprimer l’itinéraire et le panneau d’accueil
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier la salle et le foyer
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la table de scène
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer le buffet et les tables de pause
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le guichet d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Présenter le programme
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les intervenants
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Collecter les déchets pendant les pauses
2 personnes
Encadrer les groupes de travail
6 personnes
Distribuer le matériel d’animation
3 personnes
Rassembler les notes
3 personnes
Installer le buffet du dîner
5 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Animer le débat de clôture
2 personnes
Assurer la clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Démonter le buffet
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Archiver les fichiers des intervenants
Envoyer un message de remerciement
Suivi des informations des participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables pliantesqté 18
Table de scèneqté 2
Tabouretsqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Porte-manteauxqté 4
Glacièresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 20
Pincesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 6
Feutres pour paperboardqté 24
Enregistreurs audioqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Fond de scène
Bannière de congrèsqté 2
Porte-nomsqté 120
Pots à stylosqté 18
Décoration végétaleqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Poubellesqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant de lancer les invitations : prévois ensuite au moins 2 relances pour les inscriptions et une date limite claire pour les réponses alimentaires.
Demande les présentations aux intervenants au plus tard 3 jours avant le congrès. Vérifie les formats, les vidéos et la compatibilité avec l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus.
Prépare les badges et les listes après la clôture des inscriptions, puis imprime quelques exemplaires supplémentaires : compte environ 5 % de badges en réserve.
Pour l’accueil, installe la table d’inscription, les badges, l’itinéraire et le panneau d’accueil au moins 45 minutes avant l’arrivée du public. Désigne une personne pour les inscriptions et une autre pour orienter les participants.
Teste les microphones, les haut-parleurs, l’écran et le vidéoprojecteur avant l’ouverture de la salle. Prévois aussi le service du café, les tasses, les verres et le matériel du buffet, afin d’éviter une installation précipitée pendant les échanges.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès citoyen ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord la salle, fixe le programme et contacte les intervenants, puis ouvre les inscriptions dès que ces éléments sont confirmés.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie une première invitation 6 à 8 semaines avant le congrès, puis une relance environ 2 semaines avant. Fixe la date limite d’inscription et des besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement.
Quand préparer les badges des participants ?: Mets à jour la liste des participants 3 à 5 jours avant le congrès et imprime les badges juste après. Ajoute environ 5 % de badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
À quelle heure installer la salle le jour du congrès ?: Ouvre la salle au moins 90 minutes avant le début annoncé. Installe les tables et les chaises, le mobilier de scène, l’accueil, le buffet et la technique, puis garde 30 minutes pour les tests et les imprévus.

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