Checklist para organizar un congreso ciudadano sin olvidos

Un congreso ciudadano necesita más que una sala y un programa. Hay que coordinar ponentes, inscripciones, voluntariado, acreditaciones, técnica y catering en un orden claro. Esta checklist reúne 75 tareas y 55 materiales para pasar de la planificación al montaje de la sala. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las presentaciones de los ponentes y las listas actualizadas de participantes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Contactar con los ponentes
2 personas
Confirmar el programa de ponentes
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar voluntarios
2 personas
Reservar técnica
Pedir el catering
2 personas
Publicar el programa en línea
Diseñar acreditaciones
Imprimir acreditaciones y listas
2 personas
Recopilar las presentaciones
Actualizar la lista de participantes
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Enviar briefing a los ponentes
Imprimir la ruta y el cartel de bienvenida
Abrir la sala
2 personas
Revisar la sala y el foyer
2 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Colocar las acreditaciones
2 personas
Preparar la mesa del podio
3 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el buffet y las mesas de descanso
4 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Atender el mostrador de registro
3 personas
Recepción de participantes
4 personas
Presentar el programa
Dar el discurso de apertura
Coordinar a los ponentes
2 personas
Apoyar las presentaciones
2 personas
Gestionar micrófonos
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Recoger la basura durante los descansos
2 personas
Acompañar a los grupos de trabajo
6 personas
Repartir materiales de trabajo
3 personas
Recopilar notas
3 personas
Montar el bufé de cena
5 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Moderar el debate final
2 personas
Gestionar el cierre
Despedir a los participantes
3 personas
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Desmontar el bufé
4 personas
Desmontar mesas y sillas
6 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Guardar el material sobrante
2 personas
Archivar los archivos de los ponentes
Enviar mensaje de agradecimiento
Dar seguimiento a la información de los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesas plegablescant. 18
Mesa del escenariocant. 2
Taburetescant. 6
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Percheroscant. 4
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencoscant. 20
Pinzascant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 6
Rotuladores para pizarracant. 24
Grabadoras de sonidocant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4
Memorias USBcant. 4

Decoración

Mantelescant. 18
Telón de fondo del escenario
Banner del congresocant. 2
Portatarjetas de nombrecant. 120
Portalápicescant. 18
Decoración vegetalcant. 8

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Papeleracant. 10
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala antes de abrir las inscripciones. Si el formulario cambia después, tendrás que corregir invitaciones, promoción y listas de participantes.
Pide a cada ponente la presentación y sus necesidades técnicas con varios días de margen. Lleva un briefing común y comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces antes de abrir las puertas.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta para que el catering pueda calcular raciones. Actualiza la lista de participantes justo antes de imprimir acreditaciones y listados.
Programa a los voluntarios por franjas horarias, no solo por función. Necesitarás cobertura para el registro, la orientación de asistentes, el apoyo a ponentes y el control de la sala durante todo el congreso.
Reserva tiempo para el montaje y la revisión final: coloca sillas, mesas de registro y buffet, revisa el foyer, cuelga el cartel de bienvenida y deja preparada la ruta antes de que llegue el primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso ciudadano?: Empieza al menos 8 semanas antes si habrá varios ponentes, inscripciones y catering. Reserva la sede y contacta con los ponentes en las primeras 1 o 2 semanas; deja los últimos 7 días para confirmar datos, materiales y personal.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un congreso?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento, especialmente si sirves catering. Así puedes actualizar participantes, recoger preferencias dietéticas y encargar cantidades sin trabajar con cifras provisionales.
¿Cuándo se deben enviar las presentaciones de los ponentes?: Pídelas como máximo 3 días antes y recopílalas todas en un único lugar. El día anterior comprueba que cada archivo se abre correctamente y que coincide con el programa confirmado.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala de un congreso?: Reserva entre 2 y 3 horas para colocar sillas, mesas, registro, buffet, escenario y señalización. Añade al menos 30 minutos para probar proyector, pantalla, portátil, micrófonos y altavoces antes de recibir al público.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.