Zo organiseer je een bruiloftsreceptie

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Verstuur de uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en dieetwensen en leg het definitieve aantal gasten vast voordat je catering en verhuur bevestigt. Werk vervolgens het programma, plaatsingsplan en de inrichting uit. Plan op de dag zelf extra tijd voor leveringen, koelen, ophalen van de taart en het opstellen van tafels en stoelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
8
Cateringmenu samenstellen
2 personen
9
Reservering locatie bevestigen
10
Reservering verhuur bevestigen
11
Muziekafspeellijst samenstellen
12
Programma afdrukken
13
Plaatsingsplan maken
2 personen
14
Leveringen controleren
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Verse producten ophalen
2 personen
18
Taart ophalen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Servies sorteren
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Ruimtes ventileren
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
4 personen
26
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
27
Servies neerzetten
3 personen
28
Bestek neerleggen
3 personen
29
Glazen klaarzetten
2 personen
30
Buffet opbouwen
4 personen
31
Hapjes schikken
3 personen
32
Taarttafel inrichten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Bloemstukken plaatsen
2 personen
35
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
36
Welkomsttafel inrichten
2 personen
37
Garderobe inrichten
2 personen
38
Muziek testen
2 personen
39
Verlichting testen
2 personen
40
Toiletten controleren
2 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Personeelsbriefing geven
2 personen

Event

43
Gasten ontvangen
4 personen
44
Welkomstdrank serveren
4 personen
45
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
46
Hapjes serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Glazen ophalen
2 personen
49
Buffet openen
2 personen
50
Buffet aanvullen
3 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Tafels afruimen
3 personen
53
Koffie en thee serveren
3 personen
54
Taart aansnijden
2 personen
55
Taart serveren
3 personen
56
Muziek verzorgen
57
Dansvloer vrijhouden
58
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Garderobe beheren
2 personen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Dranken opruimen
3 personen
64
Servies verzamelen
4 personen
65
Afval sorteren
2 personen
66
Tafels afnemen
3 personen
67
Keuken schoonmaken
3 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Versiering verwijderen
3 personen
70
Meubilair afbreken
4 personen
71
Locatie volledig schoonmaken
4 personen
72
Voorraad inpakken
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Buffettafelsaantal 4
Eettafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 6
Tafelservicetafelaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 100
Gebaksbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Serveerbladenaantal 12
Soepkommenaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Servettenaantal 120
Stoelhoezenaantal 90
Naamkaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 12
Welkomstbord
Fotolijstjesaantal 12
Bloemvazenaantal 12
Kunstbloemstukkenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Lichtslingersaantal 8
Confettikanonnenaantal 4
Tafelnummersaantal 10
Ringkussentje
Gastenboek
Pennenaantal 6

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Warmhoudplatenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Taartmes
Taartstandaard
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Keukenpapierrollenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Sponzenaantal 10
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8
Theelichthoudersaantal 30
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het definitieve aantal gasten uiterlijk 2 tot 3 weken voor de receptie vast. Geef dit aantal door aan de cateraar en controleer tegelijk dieetwensen, zodat je niet op het laatste moment menu’s of servies moet aanpassen.
Maak het plaatsingsplan voordat je naamkaartjes, menukaarten en tafeldecoratie klaarzet. Houd rekening met eettafels, statafels, buffettafels en een aparte tafel voor servies en uitgifte.
Plan leveringen en afhalingen afzonderlijk in plaats van alles op dezelfde ochtend. Laat verhuur eerst controleren, haal verse producten en de taart zo laat mogelijk op en koel dranken enkele uren vóór ontvangst.
Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw op locatie. Open de ruimte, ventileer, zet tafels en stoelen, richt de garderobe in en controleer daarna pas glazen, borden, bestek, servetten en opschepmaterialen.
Maak een korte overdracht voor iemand die niet tot het bruidspaar behoort. Noteer wie de locatie opent, wie de muziek beheert, wie dieetvragen opvangt en wie na afloop de spullen en decoratie controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bruiloftsreceptie organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 8 tot 12 weken voor de receptie en bepaal het definitieve gastenaantal 2 tot 3 weken vooraf.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een bruiloftsreceptie versturen?: Verstuur ze meestal 8 tot 12 weken voor de receptie. Vraag gasten om uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf te reageren, zodat catering, plaatsingsplan en verhuur op tijd kunnen worden bevestigd.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bruiloftsreceptie op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor een eenvoudige opbouw en 3 tot 4 uur als je ook decoratie, buffettafels, garderobe en een uitgebreid plaatsingsplan verzorgt. Laat leveringen minstens 30 minuten vóór de opbouw controleren.
Wanneer moet je de taart en verse producten ophalen?: Haal de taart en verse producten zo laat mogelijk op, bij voorkeur op de dag zelf en 1 tot 3 uur voor de receptie. Zo beperk je de tijd buiten koeling en voorkom je dat de taart of hapjes onnodig lang op locatie staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.