Cómo organizar una recepción de boda sin perder el control

Una recepción de boda se organiza mejor por fases: primero se cierra la fecha, el lugar y la lista de invitados; después se confirma el catering y el alquiler; al final se monta todo y se compran los productos frescos. El número definitivo de invitados condiciona las mesas, las sillas, la vajilla y las bebidas. Reserva tiempo para comprobar entregas, enfriar bebidas y preparar la sala antes de que lleguen los primeros invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Diseñar invitaciones
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
8
Preparar el menú de catering
2 personas
9
Confirmar la reserva del recinto
10
Confirmar reserva de alquiler
11
Crear la lista de reproducción musical
12
Imprimir el programa
13
Crear el plano de distribución
2 personas
14
Comprobar las entregas
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
3 personas
17
Recoger productos frescos
2 personas
18
Recoger la tarta
2 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Preparar aperitivos
4 personas
21
Clasificar la vajilla
2 personas
22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Ventilar los espacios
2 personas
24
Montar mesas
4 personas
25
Colocar las sillas
4 personas
26
Colocar el mantel
3 personas
27
Colocar la vajilla
3 personas
28
Colocar los cubiertos
3 personas
29
Preparar los vasos
2 personas
30
Montar el buffet
4 personas
31
Disponer los aperitivos
3 personas
32
Montar la mesa de tartas
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colocar arreglos florales
2 personas
35
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
36
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
37
Montar el guardarropa
2 personas
38
Probar la música
2 personas
39
Probar la iluminación
2 personas
40
Comprobar los baños
2 personas
41
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
42
Dar briefing al personal
2 personas

Evento

43
Recibir a los invitados
4 personas
44
Servir la bebida de bienvenida
4 personas
45
Acompañar a los invitados a las mesas
2 personas
46
Servir aperitivos
4 personas
47
Rellenar las bebidas
3 personas
48
Recoger los vasos
2 personas
49
Abrir el buffet
2 personas
50
Reponer el bufé
3 personas
51
Servir comidas especiales
2 personas
52
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
53
Servir café y té
3 personas
54
Cortar la tarta
2 personas
55
Servir la tarta
3 personas
56
Proporcionar la música
57
Mantener libre la pista de baile
58
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Gestionar el guardarropa
2 personas
61
Anunciar la última ronda
62
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

63
Recoger las bebidas
3 personas
64
Recoger la vajilla
4 personas
65
Clasificar residuos
2 personas
66
Limpiar las mesas
3 personas
67
Limpiar la cocina
3 personas
68
Limpiar los baños
2 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Desmontar el mobiliario
4 personas
71
Limpiar completamente el lugar
4 personas
72
Empaquetar el material
2 personas
73
Recoger objetos perdidos
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de buffetcant. 4
Mesas de comedorcant. 10
Sillascant. 90
Mesas altascant. 6
Mesa de serviciocant. 2
Percheroscant. 2
Taburetescant. 12

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos para postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Copas de vinocant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cucharonescant. 12
Pinzas para servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 12
Tazones para sopacant. 20

Decoración

Mantelescant. 10
Servilletascant. 120
Fundas para sillascant. 90
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartas del menúcant. 12
Cartel de bienvenida
Marcos de fotoscant. 12
Jarrones de florescant. 12
Arreglos florales artificialescant. 12
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldas de lucescant. 8
Cañones de confeticant. 4
Números de mesacant. 10
Cojín para alianzas
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6

Equipo

Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Planchas para mantener calientecant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Portátil
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cargadores de teléfono móvilcant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Bandejas de servircant. 12
Cuchillo para tarta
Soporte para tartas
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Rollos de papel de cocinacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Recogedores de basuracant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Esponjascant. 10
Paños de microfibracant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 8
Portavelascant. 30
Bateríascant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados con suficiente antelación para que el catering pueda ajustar el menú y para calcular mesas, sillas, copas y cubiertos sin trabajar con estimaciones.
Prepara el plano de distribución antes del montaje. Define dónde van las mesas de comedor, el buffet, las mesas altas, la mesa de servicio y los percheros para evitar mover mobiliario a última hora.
Separa las compras por momento: encarga con antelación los productos no perecederos y recoge los frescos y la tarta el mismo día o el día anterior, según las indicaciones del proveedor.
Deja varias horas para abrir y ventilar el lugar, montar mesas y colocar sillas. Después clasifica la vajilla y revisa que platos, vasos, copas, cubiertos, cucharones, pinzas y bandejas estén disponibles antes de servir.
No dejes para el último momento las preferencias dietéticas, el programa ni las tarjetas de nombre. Recógelas junto con las confirmaciones de asistencia y lleva el número final al menú y a la distribución.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados de una recepción de boda?: Ciérrala entre 3 y 4 semanas antes de la recepción, o según el plazo que exija el catering. Necesitas ese número para confirmar el menú, alquilar mobiliario y calcular la vajilla.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones de una recepción de boda?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes del evento. Fija una fecha de respuesta al menos 3 semanas antes para poder recoger preferencias dietéticas y confirmar el número definitivo.
¿Cuánta vajilla necesito por invitado en una recepción de boda?: Como base, calcula un plato de cena, un plato de postre, un vaso de agua, una copa de vino, cubiertos y una servilleta por persona, además de las piezas necesarias para café y champán. Añade entre un 5 % y un 10 % de reserva para roturas, cambios y piezas sucias.
¿Cuándo hay que montar el lugar de la recepción?: Empieza entre 3 y 5 horas antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite ventilar, montar mesas y sillas, colocar la vajilla, enfriar las bebidas y corregir el plano de distribución sin hacerlo mientras entra la gente.

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