Bruiloftsgala organiseren: checklist en planning

Een bruiloftsgala vraagt om meer dan een gastenlijst en een mooie tafelschikking. Je regelt uitnodigingen, dieetwensen, catering, muziek en alle materialen voor diner, koffie en garderobe in een vaste volgorde. Deze checklist helpt je van de eerste reserveringen tot het klaarzetten van tafels, stoelen, servies en dranken. Gebruik het draaiboek op de dag zelf om leveringen, opbouw en controles niet door elkaar te laten lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Cateringmenu vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Muziekprogramma samenstellen
Tafelschikking maken
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes printen
Draaiboek afdrukken
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Meubilair plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Bestek klaarleggen
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Decoratie uitpakken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserttafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Cateringbriefing geven
3 personen
Personeelsmaaltijd klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Garderobe beheren
2 personen
Aperitiefhapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Glazen ophalen
3 personen
Garderobe afronden
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Bar afbouwen
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 100
Statafelsaantal 6
Tafellinnenaantal 14
Stoelhoezenaantal 90

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertlepelsaantal 100

Keuken

Serveerbestekaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Buffetwarmersaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Taartscheppenaantal 2
Taartmes
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelcontainersaantal 2

Decoratie

Bloemstukkenaantal 12
Kandelaarsaantal 20
Tafelnummersaantal 10
Naamkaartjesaantal 90
Welkomstbord
Fotowand
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 8
LED-kaarsenaantal 40
Servetringenaantal 90
Gastenboek
Pennenaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Telefoonladersaantal 4

Verlichting

Lichtkettingenaantal 8
LED-spotsaantal 6
Lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 2 weken voor het gala. Verwerk daarna de dieetwensen in het cateringmenu én geef de aantallen door aan de locatie of cateraar.
Plan de tafelschikking pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Print naamkaartjes minstens 3 dagen vooraf, zodat je nog kunt schuiven bij een afmelding.
Controleer het servies per onderdeel: dinerborden, dessertborden, water- en wijnglazen, champagneglazen en voldoende serveerbestek. Tel ook reserve-exemplaren mee voor breuk of een extra couvert.
Bevestig alle leveringen 48 uur vooraf en noteer wie ze aanneemt. Plan verse producten zo laat mogelijk in en koel dranken voordat de gasten binnenkomen.
Begin de opbouw minimaal 3 uur voor de ontvangst. Controleer eerst de ruimtes, plaats daarna tafels en stoelen en leg pas vervolgens tafellinnen, servies en naamkaartjes klaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een bruiloftsgala organiseren en beginnen met plannen?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met de gastenlijst, locatie en reserveringen. Leg het cateringmenu en muziekprogramma uiterlijk 8 weken voor het gala vast; de laatste bevestigingen regel je in de laatste 2 weken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een bruiloftsgala?: Reken op minimaal 3 uur voor een zaal met tafels, stoelen, tafellinnen, garderobe en servies. Tel 1 extra uur op als leveringen op dezelfde dag binnenkomen of als meerdere ruimtes gecontroleerd moeten worden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een bruiloftsgala?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken vooraf en geef gasten 3 tot 4 weken om te reageren. Zo houd je nog minstens 6 weken over voor dieetwensen, catering en de definitieve tafelschikking.
Hoeveel glazen en servies heb ik nodig voor een bruiloftsgala?: Tel per gast minimaal 1 dinerbord, dessertbord, waterglas en wijnglas, plus de onderdelen die bij het menu horen. Houd voor glazen en borden ongeveer 10 procent reserve aan; bij 100 gasten zijn dat bijvoorbeeld 110 exemplaren per gebruikt type.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.