Checklist para organizar una gala de boda sin olvidos

Una gala de boda necesita más coordinación que una cena normal: hay que cerrar invitados, menú, distribución de mesas, música y entregas en el orden correcto. Esta checklist reúne 78 tareas y 64 elementos para pasar de la planificación al montaje sin dejar decisiones para el último día. Reserva tiempo para confirmar preferencias dietéticas, enfriar las bebidas y revisar la vajilla, no solo para decorar el espacio. El día del evento, trabaja con un plan impreso y varias personas asignadas a cada zona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Fijar el menú de catering
2 personas
Hacer reservas
Preparar el programa musical
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir etiquetas con nombres
Imprimir el plan de trabajo
Confirmar entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar el mobiliario
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar el mantel
3 personas
Preparar la vajilla
3 personas
Colocar los cubiertos
2 personas
Preparar los vasos
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Desembalar la decoración
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Probar la música
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar la mesa de postres
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar la barra
3 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Dar la reunión informativa de catering
3 personas
Preparar la comida del personal
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Servir café y té
3 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir la tarta
3 personas
Despejar la pista de baile
2 personas
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
Recoger los vasos
3 personas
Terminar el guardarropa
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Desmontar el bar
3 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Sillascant. 90
Taburetescant. 12
Percheroscant. 3
Perchas para el guardarropacant. 100
Mesas altascant. 6
Manteleríacant. 14
Fundas para sillascant. 90

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharillas de postrecant. 100

Cocina

Cubiertos de serviciocant. 20
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Calientaplatoscant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharas para tartascant. 2
Cuchillo para tarta
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Contenedores frigoríficoscant. 2

Decoración

Arreglos floralescant. 12
Candelabroscant. 20
Números de mesacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartel de bienvenida
Photowall
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Velas LEDcant. 40
Aros para servilletascant. 90
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cargadores de teléfonocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LEDcant. 6
Farolescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados antes de imprimir las tarjetas de nombre y el plan de mesas. Si esperas confirmaciones, deja al menos 7 días entre el cierre de la lista y la impresión.
Confirma el menú con el catering después de recoger las preferencias dietéticas. Comprueba también cuántas raciones especiales habrá y dónde se servirán para evitar cambios durante la gala.
Calcula el montaje por zonas: mesas redondas, mesas de buffet, sillas, mantelería, vajilla y guardarropa. Abre el espacio con varias horas de margen para corregir la distribución antes de que lleguen los invitados.
No dejes las bebidas para la última hora: enfría con antelación las botellas y revisa que haya vasos de agua, copas de vino y copas de champán suficientes para todos los servicios.
Prepara una persona responsable de las entregas y otra de la cocina. Antes de abrir, revisad juntos la lista de la compra, los productos frescos, las bandejas, los cubiertos de servicio, los termos y las máquinas de café.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una gala de boda?: Empieza al menos 8 semanas antes para preparar la lista de invitados, enviar las invitaciones y hacer las reservas. Deja la última semana para cerrar el menú, confirmar entregas y preparar el plan de mesas.
¿Cuándo se debe cerrar la lista definitiva de invitados?: Ciérrala entre 7 y 10 días antes de la gala. Así tendrás tiempo para imprimir las tarjetas con nombres, ajustar el menú y organizar las mesas sin cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el salón?: Reserva entre 3 y 4 horas para colocar el mobiliario, montar las mesas, poner manteles, sillas y vajilla, y comprobar los espacios. Añade al menos 30 minutos para revisar entregas y solucionar faltantes.
¿Cuándo hay que enfriar las bebidas para una boda?: Enfría las bebidas entre 6 y 12 horas antes, según el espacio disponible y el tipo de bebida. Comprueba las existencias al recoger los productos frescos y deja una persona encargada de reponer durante la gala.

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