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Hochzeitsgala organisieren: die praktische Checkliste

Eine Hochzeitsgala braucht mehr als Einladung, Menü und Musik. Du musst Rückmeldungen und Ernährungswünsche auswerten, die Tischordnung festlegen und am Veranstaltungstag den Raum vollständig vorbereiten. Plane die Organisation in klaren Abschnitten: zuerst Gäste und Reservierungen, danach Programm und Ausstattung, zuletzt Lieferungen, Einkauf und Aufbau. Diese Checkliste hilft dir, 78 Aufgaben Schritt für Schritt zu koordinieren, ohne wichtige Details wie Namensschilder, gekühlte Getränke oder Servierbesteck zu spät zu bemerken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Cateringmenü festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Musikprogramm zusammenstellen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder entwerfen

  • Namensschilder drucken

  • Drehbuch ausdrucken

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Mobiliar aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Besteck auslegen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Dekoration auspacken

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Desserttisch vorbereiten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Willkommenstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Catering-Briefing geben

    3 Personen

  • Mitarbeitermahlzeit vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Aperitifhäppchen servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    2 Personen

  • Abendhäppchen servieren

    3 Personen

  • Gläser abholen

    3 Personen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Bar abbauen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Bestände zählen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Runde TischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 4
  • StühleAnz. 90
  • HockerAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 3
  • GarderobenbügelAnz. 100
  • StehtischeAnz. 6
  • TischwäscheAnz. 14
  • StuhlhussenAnz. 90

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • ChampagnergläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • DinnermesserAnz. 100
  • EsstischgabelnAnz. 100
  • DessertlöffelAnz. 100

Küche

  • ServierbesteckAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 16
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8
  • BuffetwärmerAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • TortenheberAnz. 2
  • Tortenmesser
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KühlcontainerAnz. 2

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • KerzenständerAnz. 20
  • TischnummernAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 90
  • Willkommensschild
  • Fotowand
  • BallonbögenAnz. 2
  • GirlandenAnz. 8
  • LED-KerzenAnz. 40
  • ServiettenringeAnz. 90
  • Gästebuch
  • StifteAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • TelefonladegeräteAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-SpotsAnz. 6
  • LaternenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästeliste spätestens 7 bis 10 Tage vor der Gala fest. Erst danach lassen sich Menü, Tischordnung, Namensschilder und die benötigte Zahl an Stühlen und Gedecken zuverlässig bestimmen.
  • Bestätige Catering, Reservierungen und alle Lieferungen 3 bis 5 Tage vorher erneut. Prüfe dabei auch, ob Buffetwärmer, Servierschalen, Servierplatten mit Deckel und ausreichend Servierbesteck eingeplant sind.
  • Plane pro Gast mindestens ein Wasserglas und ein Weinglas ein; für den Empfang kommen je nach Programm Champagnergläser hinzu. Getränke sollten am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Empfang gekühlt werden.
  • Drucke Drehbuch und Namensschilder nicht erst beim Aufbau. Lege die Unterlagen zusammen mit Tischordnung und Ablauf aus, damit das Team beim Aufstellen von Tischen, Stühlen und Tischwäsche schnell arbeiten kann.
  • Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Kontrolliere zuerst Räume, Mobiliar und Garderobe, stelle dann Tische und Stühle auf und richte anschließend Geschirr, Kaffeemaschinen und Thermoskannen ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeitsgala planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Gästeliste, Einladungen, Location, Catering und Musikprogramm. Die endgültige Gästezahl sollte 7 bis 10 Tage vor der Gala feststehen.
Wann verschickt man Einladungen für eine Hochzeitsgala?
Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 3 bis 4 Wochen vor der Gala, damit Menü und Tischordnung rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viele Gläser braucht man für eine Hochzeitsgala?
Plane pro Gast mindestens ein Wasser- und ein Weinglas ein; für einen Champagnerempfang brauchst du zusätzlich ein Champagnerglas pro Person. Bei Selbstbedienung oder längeren Veranstaltungen sind 10 bis 20 Prozent Reserve sinnvoll.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Hochzeitsgala?
Für Raumkontrolle, Mobiliar, Tischwäsche, Geschirr, Getränke und Buffet solltest du mindestens 3 Stunden einplanen. Bei vielen Tischen oder mehreren Lieferungen sind 4 bis 5 Stunden realistischer.

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