Checklist pour organiser un gala de mariage

Un gala de mariage demande plus qu’un repas et une salle décorée. Il faut suivre les réponses des invités, confirmer les besoins alimentaires, verrouiller le menu et préparer un plan de table exploitable. Cette checklist couvre aussi les éléments souvent oubliés au dernier moment : badges, déroulé imprimé, vestiaire, verres adaptés, boissons fraîches et installation de la salle. Avance dans l’ordre pour éviter les décisions urgentes la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Valider le menu du traiteur
2 personnes
Faire les réservations
Établir le programme musical
Établir le plan de table
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer le déroulé
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le linge de table
3 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Préparer les couverts
2 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Déballer la décoration
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager la table des desserts
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Faire le briefing traiteur
3 personnes
Préparer le repas du personnel
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Dégager la piste de danse
2 personnes
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Récupérer les verres
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Démonter le bar
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les articles
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 90
Tabouretsqté 12
Portantsqté 3
Cintres de vestiaireqté 100
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14
Housses de chaiseqté 90

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Cuillères à dessertqté 100

Cuisine

Couverts de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Chauffe-platsqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pelles à gâteauqté 2
Couteau à gâteau
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 2

Décoration

Compositions floralesqté 12
Chandeliersqté 20
Numéros de tableqté 10
Badges nominatifsqté 90
Panneau d’accueil
Mur photo
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Bougies LEDqté 40
Ronds de servietteqté 90
Livre d’or
Stylosqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Chargeurs de téléphoneqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lanternesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite de réponse au moins 4 semaines avant le gala. Tu pourras alors établir la liste définitive des invités, transmettre les besoins alimentaires au traiteur et préparer les badges nominatifs sans travailler sur des informations incomplètes.
Prépare le plan de table après validation des inscriptions, idéalement 10 à 14 jours avant le repas. Garde quelques places modulables jusqu’à la dernière confirmation afin de gérer les désistements ou les changements de dernière minute.
Compte la vaisselle par couvert, puis ajoute une marge de 10 %. Pour un service complet, vérifie séparément les assiettes de dîner, assiettes à dessert, verres à eau, verres à vin, verres à champagne et couverts de service.
Refroidis les boissons avant l’arrivée des invités, pas au moment d’ouvrir la salle. Prévois aussi les thermos et les machines à café si le café est servi après le dessert, car ce matériel est souvent oublié dans le déroulé du repas.
Réserve un créneau d’installation d’au moins 3 heures le jour du gala. Commence par vérifier les espaces, puis installe tables, chaises, nappes, vestiaire et vaisselle avant de contrôler les livraisons et le programme musical.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un gala de mariage ?: Envoie-les environ 8 à 12 semaines avant le gala. Fixe une date de réponse 4 semaines avant l’événement pour avoir le temps de traiter les inscriptions, les régimes alimentaires et le plan de table.
Combien de temps prévoir pour installer une salle de gala de mariage ?: Prévois au moins 3 heures pour une installation complète, et davantage si les tables rondes, les housses de chaise, le vestiaire et la vaisselle doivent être montés sur place. Garde 30 minutes supplémentaires pour le contrôle final.
Quand finaliser le menu et les besoins alimentaires ?: Valide le menu avec le traiteur dès que les réponses sont closes, idéalement 3 à 4 semaines avant le gala. Transmets à ce moment la liste des allergies, régimes particuliers et autres besoins alimentaires.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un gala de mariage ?: Prévois au minimum une pièce par convive pour chaque élément utilisé pendant le service, puis ajoute 10 % de marge. Pour les verres et les assiettes, cette réserve évite de manquer de matériel en cas de casse ou de remplacement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.