Brocante-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Brocante-Messe müssen zuerst Ort, Datum und Standbetreiber feststehen, bevor Einladungen und Werbung rausgehen. Plane die Anmeldungen, Standgebühren und Standnummern so, dass jeder Händler rechtzeitig seine Informationen erhält. In der letzten Woche kommen Helfer, Catering, Drucksachen, Wechselgeld und Mietmaterial zusammen. Am Veranstaltungstag zählt eine klare Reihenfolge: öffnen, Stände und Wegweiser prüfen, Getränke kühlen und den Empfang besetzen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular versenden
Anmeldungen bearbeiten
Standbetreiber bestätigen
Standgebühr erfassen
Standplan erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
Standbetreiber informieren
Einladungen für Besucher erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Messe online ankündigen
Wegbeschreibung veröffentlichen
Parkinformationen veröffentlichen
Freiwillige einplanen
Dienste aufteilen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Einkaufsliste prüfen
Catering einkaufen
2 Personen
Drucksachen anfertigen lassen
Bargeld-Wechselgeld holen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Mietmaterial abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Eingang absperren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Standflächen abstecken
3 Personen
Standnummern anbringen
2 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Anmeldetisch vorbereiten

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zum Stand führen
3 Personen
Standaufbau unterstützen
3 Personen
Letzte Stände kontrollieren
2 Personen
Eingang besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Kalte Getränke servieren
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Eingang schließen
2 Personen
Standbetreiber auschecken
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Standmaterial abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Catering aufräumen
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Schilder und Aufkleber entfernen
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Bestände zählen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Sachen aufbewahren
2 Personen
Abfall abtransportieren lassen
Aussteller im Nachgang benachrichtigen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 20
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 30
Empfangstisch
CateringtischAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
TransportwagenAnz. 2

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
HandlampenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 20
BilderrahmenAnz. 6
KunstblumenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 40
TeegläserAnz. 40
WassergläserAnz. 40
KaffeelöffelAnz. 40
GebäckplattenAnz. 40
ServierlöffelAnz. 4
ThermobecherAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
ServierschalenAnz. 6
SchälchenAnz. 8
LagerboxenAnz. 8
SpülbeckenAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 4
DosenöffnerAnz. 2

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
GummihandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4

Organisation

Kasse
Geldkassette
ArmbänderAnz. 200
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
MarkerAnz. 12
KlebebandrollenAnz. 8
AbdeckbandAnz. 6
ScherenAnz. 6
SeilrollenAnz. 4
MessbänderAnz. 2
TackerAnz. 2
AnmeldeordnerAnz. 4
BesucherpläneAnz. 150
AusstellerlistenAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 100
KassenformulareAnz. 50
ArmbändchenschalenAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-Kästen
TaschenlampenAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Händleranmeldung nicht erst am Vortag ab: Lege einen festen Termin fest und erstelle danach den Standplan mit Standnummern und einer aktualisierten Teilnehmerliste.
Veröffentliche neben der Einladung auch eine Wegbeschreibung und konkrete Parkinformationen. Besucher suchen diese Angaben oft erst am Veranstaltungstag, wenn sie bereits unterwegs sind.
Plane die Helferschichten mit festen Uhrzeiten und Aufgaben. Für Einlass, Standbetreuung, Catering und Abbau sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein.
Kläre Ernährungswünsche vor dem Einkauf und prüfe die Einkaufsliste anschließend noch einmal. Getränke gehören frühzeitig in Kühlboxen; Kaffee, Wasserkocher und Thermoskannen müssen vor der Öffnung einsatzbereit sein.
Hole Bargeld-Wechselgeld rechtzeitig und teste Kartenlesegeräte, Verlängerungskabel und Beleuchtung vor dem Aufbau. Handlampen oder Batterielaternen helfen, wenn der Aufbau bei wenig Licht beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Brocante-Messe organisieren?: Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Ansprache der Standbetreiber. In den letzten 7 Tagen sollten Standplan, Helfer, Drucksachen, Catering und Mietmaterial bereits feststehen.
Wann verschickt man die Anmeldeformulare für eine Brocante-Messe?: Versende die Formulare etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 3 bis 4 Wochen. Danach kannst du Anmeldungen bearbeiten, Standgebühren erfassen und die Standnummern vergeben.
Wie viele Helfer braucht eine Brocante-Messe?: Plane mindestens 1 Person für den Empfang, 1 verantwortliche Person für die Händler und 2 bis 3 Helfer für Aufbau, Catering und Abbau ein. Bei vielen Ständen sollte pro Bereich eine feste Ansprechperson eingeteilt werden.
Was muss am Tag der Brocante-Messe zuerst erledigt werden?: Öffne die Location zuerst, kontrolliere Strom und Beleuchtung und stelle anschließend Empfangstisch, Marktstände, Standnummern und Wegweiser auf. Getränke sollten spätestens 60 Minuten vor dem Einlass gekühlt sein; Wechselgeld und Kartenlesegeräte gehören an den Empfang.

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