Checklist para organizar una feria de antigüedades

Una feria de antigüedades necesita más coordinación que una simple jornada de venta. Primero se confirman la fecha, el lugar y los expositores; después se cierran las inscripciones, el plano de los puestos y la comunicación a visitantes. En los días previos conviene revisar pagos, catering, material impreso y turnos de voluntariado. El montaje final incluye abrir el recinto, colocar cada puesto y comprobar que la entrada, la señalización y los equipos funcionan antes de recibir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Contactar con los expositores
2 personas
Enviar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Fijar los soportes de los puestos
Registrar el pago del stand
Hacer el plano de los stands
2 personas
Asignar números de stand
Informar a los responsables de los stands
Crear invitaciones para los visitantes
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la feria en línea
Publicar la ruta
Publicar información de estacionamiento
Programar voluntarios
Distribuir las tareas
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de la compra
Comprar catering
2 personas
Encargar material impreso
Conseguir cambio en efectivo
Reunir los materiales
2 personas
Recoger el material de alquiler
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Cerrar el acceso
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Marcar los espacios de los stands
3 personas
Colocar números de stand
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Preparar la mesa de inscripción

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores su ubicación
3 personas
Apoyar el montaje del stand
3 personas
Comprobar los últimos stands
2 personas
Atender la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Cobrar las entradas
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir bebidas frías
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Apoyar a los expositores
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la entrada
2 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Desmontar el material del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger el catering
2 personas
Separar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar carteles y adhesivos
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Contar el inventario
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los artículos sobrantes
2 personas
Retirar los residuos
Enviar seguimiento a los expositores
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 20
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 30
Mesa de entrada
Mesa de cateringcant. 2
Percheroscant. 2
Percheroscant. 4
Carros de transportecant. 2

Equipo

Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Linternas de manocant. 4
Walkie-talkiescant. 4
Calculadorascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 8
Pizarrascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Números de standcant. 20
Marcos de fotoscant. 6
Flores artificialescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 40
Vasos de técant. 40
Vasos para aguacant. 40
Cucharillas de cafécant. 40
Platos para pastelescant. 40
Cucharonescant. 4
Vasos térmicoscant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Bandejas de servircant. 6
Cuencoscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 8
Cubetas para lavarcant. 2
Abrebotellascant. 4
Abrelatascant. 2

Limpieza

Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Guantes de gomacant. 8
Papeleracant. 8
Contenedores de basuracant. 4

Organización

Caja registradora
Caja registradora
Pulserascant. 200
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Rotuladores fosforescentescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Cinta de pintorcant. 6
Tijerascant. 6
Rollos de cuerdacant. 4
Cintas métricascant. 2
Grapadorascant. 2
Carpetas de inscripcióncant. 4
Mapas para visitantescant. 150
Listas de expositorescant. 30
Pegatinas con nombrecant. 100
Formularios de cajacant. 50
Bandejas para pulserascant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilios
Linternascant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Extintorescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de contactar con los expositores. Cuando sepas cuántos puestos caben, envía el formulario de inscripción y fija una fecha límite para recibir respuestas y pagos.
Prepara el plano de los puestos con antelación y asigna un número a cada expositor. Comunica el número, la ubicación y las condiciones de montaje varios días antes para evitar cambios durante la apertura.
Publica junto con la invitación la ruta y la información de estacionamiento. Los visitantes suelen buscar estos datos justo antes de salir, así que revísalos y compártelos al menos una semana antes de la feria.
Programa a los voluntarios por franjas horarias y reparte funciones concretas: entrada, orientación, apoyo a los puestos y catering. Recoge las preferencias dietéticas antes de comprar la comida para no tener que improvisar el día del evento.
Comprueba el material de alquiler y los equipos antes del montaje: datáfonos, alargadores, regletas, máquinas de café, termos y neveras portátiles. Enfría las bebidas con tiempo y reserva cambio en efectivo para la mesa de entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de antigüedades?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación y expositores. Deja la última semana para cerrar pagos, imprimir materiales, confirmar voluntarios y publicar las indicaciones finales.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?: Cierra las inscripciones entre 3 y 4 semanas antes de la feria. Así tendrás tiempo para hacer el plano, asignar números de puesto, registrar los pagos e informar a cada responsable.
¿Qué información deben recibir los visitantes antes de la feria?: Envía la invitación con la fecha, la ubicación, la ruta y el estacionamiento al menos 7 días antes. Si hay cambios, actualiza la información y vuelve a comunicarla como máximo 48 horas antes.
¿Qué hay que revisar el día del montaje?: Haz una comprobación final entre 2 y 3 horas antes de abrir: puestos, mesas, sillas, señalización, iluminación, datáfonos, catering y bebidas. La entrada debe estar lista y cada expositor debe poder identificar su número de puesto sin ayuda.

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