Wat heb je nodig voor een brandweercongres?

Voor een brandweercongres heb je meer nodig dan stoelen en een projector. De registratie, presentaties, pauzes en catering vragen elk hun eigen materialen. Denk vooraf aan voldoende microfoons, kabels en stroompunten per zaal, maar ook aan naamkaartjes, programmabladen en servies. Controleer de aantallen op basis van het deelnemersaantal en bestel verbruiksartikelen uiterlijk enkele dagen voor het congres. Zo voorkom je dat je op de congresdag nog apparatuur of catering moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Rechthoekige tafelsaantal 24
Bistrotafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 3
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Laptopsaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Headsetsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Presentatieklikkersaantal 3
Mobiele opladersaantal 6
Wifi-repeatersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 10
Buffetchafing dishesaantal 8
Serveerplateausaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Podiumachtergrondenaantal 2
Welkomstbannersaantal 3
Tafellopersaantal 24
Bloemstukkenaantal 8
Richtingsbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4

Verlichting

LED-uplightsaantal 12

Registratie

Naamkaartjesaantal 180
Lanyardsaantal 180
Registratiemappenaantal 4
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 200
Stempelsetsaantal 2
Badgescannersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 6 kilogram
- Zwarte thee - 10 dozen
- Kruidenthee - 6 dozen
- Chocolademelk - 12 liter
- Halfvolle melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Koffieroom - 6 liter
- Suiker - 5 kilogram
- Zoetjes - 4 doosjes
- Spa Blauw - 180 flessen
- Spa Rood - 120 flessen
- Cola - 24 liter
- Cola Zero - 24 liter
- Sinas - 12 liter
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 18 liter
- Bier - 180 flesjes
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Droge witte wijn - 18 flessen
- Droge rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 10 flessen
- Stokbroden - 20 stuks
- Mini sandwiches - 450 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Wittebrood - 10 broden
- Roomboter - 4 kilogram
- Jonge kaas - 6 kilogram
- Belegen kaas - 4 kilogram
- Achterham - 4 kilogram
- Kipfiletbeleg - 3 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Roomkaas - 3 kilogram
- Jam - 3 kilogram
- Honing - 2 kilogram
- Komkommers - 8 kilogram
- Cherrytomaten - 8 kilogram
- Gemengde sla - 12 kilogram
- Paprika's - 5 kilogram
- Rode uien - 3 kilogram
- Olijven - 3 kilogram
- Druiven - 10 kilogram
- Appels - 150 stuks
- Bananen - 100 stuks
- Mandarijnen - 100 stuks
- Yoghurt - 12 kilogram
- Muesli - 5 kilogram
- Croissants - 180 stuks
- Mini muffins - 180 stuks
- Roomboterkoekjes - 8 kilogram
- Paprikachips - 6 kilogram
- Naturelchips - 6 kilogram
- Gezouten noten - 4 kilogram
- Olijfolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 liter
- Yoghurtdressing - 4 liter
- Honingmosterddressing - 3 liter
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Basmaticrijst - 12 kilogram
- Penne - 10 kilogram
- Tomatensaus - 12 liter
- Groentebouillon - 3 kilogram
- Kipfilet - 18 kilogram
- Vegetarische burgers - 60 stuks
- Gegrilde groenten - 15 kilogram
- Aardappelkroketten - 15 kilogram
- Sperziebonen - 12 kilogram
- Parmezaanse kaas - 2 kilogram
- Verse basilicum - 20 bosjes
- Knoflook - 2 kilogram
- Zout - 2 kilogram
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 500 gram
- Servetten - 1200 stuks
- Papieren koffiebekers - 300 stuks
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Handzeep - 8 flacons
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Plan per presentatiezaal minimaal één projector, één projectiescherm, één laptop en een passende HDMI-kabel. Leg per zaal ook een reservekabel en een presentatieklikker klaar.
Tel voor de registratie één naamkaartje en één programma per aangemelde deelnemer, plus ongeveer 5% extra voor last-minute wijzigingen en beschadigde exemplaren.
Reken voor een congresdag op minimaal één waterglas per deelnemer en per pauzemoment. Bestel koffie- en theekopjes ruim boven het aantal zitplaatsen als je meerdere rondes serveert.
Controleer de stroomvoorziening voordat de zaal wordt opgebouwd. Neem per zaal meerdere stekkerdozen en verlengsnoeren mee en test draadloze microfoons, headsets en luidsprekers vóór de eerste spreker.
Zet de catering niet pas op de congresdag klaar: controleer de levering bij aankomst op aantallen, dieetwensen en servies. Houd de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf bij de cateraar aan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een brandweercongres?: Bestel één congresstoel per aangemelde deelnemer en houd 5% reserve aan. Bij 200 deelnemers betekent dat 210 stoelen, zodat je wijzigingen of extra zitplaatsen kunt opvangen.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een brandweercongres?: Voor één zaal met presentaties zijn meestal minimaal twee draadloze microfoons praktisch: één voor de spreker en één voor vragen uit de zaal. Bij gelijktijdige sessies tel je dit per zaal op en test je alles minstens 1 dag vooraf.
Hoeveel naamkaartjes en programma's moet ik printen?: Print voor iedere aangemelde deelnemer één naamkaartje en één programma, plus 5% extra. Bij 200 deelnemers zijn dat 210 exemplaren van elk; controleer de namen uiterlijk 1 dag voor het congres.
Wanneer moet ik de catering voor een brandweercongres bestellen?: Geef de cateraar het verwachte aantal deelnemers en de dieetwensen bij voorkeur 3 tot 5 werkdagen vooraf door. Controleer de levering op de congresdag direct bij aankomst, vóór de eerste koffieronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.