Que faut-il prévoir pour un congrès de pompiers ?

Un congrès de pompiers demande plus qu’une salle et un programme : il faut équiper l’accueil, les interventions et les pauses sans laisser les détails au dernier moment. Cette liste rassemble le matériel, la vaisselle et les fournitures à acheter ou à apporter. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits, avec une marge pour les intervenants, les bénévoles et les remplacements de dernière minute. Les éléments techniques doivent être testés avant l’ouverture des portes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tables rectangulairesqté 24
Tables bistrotqté 12
Tables d’inscriptionqté 3
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Ordinateurs portablesqté 4
Microphones sans filqté 4
Casquesqté 2
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Cliques de présentationqté 3
Chargeurs mobilesqté 6
Répéteurs Wi-Fiqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 10
Bacs de maintien au chaud pour buffetqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Fond de scèneqté 2
Bannières de bienvenueqté 3
Chemins de tableqté 24
Compositions floralesqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Éclairage

Projecteurs LED d'ambianceqté 12

Inscription

Badges nominatifsqté 180
Lanyardsqté 180
Dossiers d’inscriptionqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 200
Kits de tamponsqté 2
Scanners de badgesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 6 kilogrammes
- Thé noir - 10 boîtes
- Tisane - 6 boîtes
- Chocolat au lait - 12 litres
- Lait demi-écrémé - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Crème à café - 6 litres
- Sucre - 5 kilogrammes
- Édulcorants - 4 boîtes
- Spa Reine - 180 bouteilles
- Spa Rood - 120 bouteilles
- Cola - 24 litres
- Cola Zero - 24 litres
- Sinas - 12 litres
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d’orange - 18 litres
- Bière - 180 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc sec - 18 bouteilles
- Vin rouge sec - 12 bouteilles
- Prosecco - 10 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Mini-sandwichs - 450 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 10 pains
- Beurre doux - 4 kilogrammes
- Fromage jeune - 6 kilogrammes
- Fromage affiné - 4 kilogrammes
- Jambon arrière - 4 kilogram
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Confiture - 3 kilogrammes
- Miel - 2 kilogramme
- Concombres - 8 kilogram
- Tomates cerises - 8 kilogrammes
- Salade mixte - 12 kilogrammes
- Poivrons - 5 kilogrammes
- Oignons rouges - 3 kilogram
- Olives - 3 kilogrammes
- Raisins - 10 kilogrammes
- Pommes - 150 pièces
- Bananes - 100 pièces
- Mandarines - 100 pièces
- Yaourt - 12 kilogrammes
- Muesli - 5 kilogrammes
- Croissants - 180 pièces
- Mini muffins - 180 pièces
- Biscuits au beurre - 8 kilogram
- Chips au paprika - 6 kilogrammes
- Chips nature - 6 kilogrammes
- Noix salées - 4 kilogrammes
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Sauce au yaourt - 4 litres
- Sauce miel-moutarde - 3 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Riz basmati - 12 kilogram
- Penne - 10 kilogrammes
- Sauce tomate - 12 litres
- Bouillon de légumes - 3 kilogramme
- Blanc de poulet - 18 kilogrammes
- Burgers végétariens - 60 pièces
- Légumes grillés - 15 kilogram
- Croquettes de pommes de terre - 15 kilogram
- Haricots verts - 12 kilogram
- Parmesan - 2 kilogrammes
- Basilic frais - 20 bottes
- Ail - 2 kilogram
- Sel - 2 kilogrammes
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 500 grammes
- Serviettes - 1200 pièces
- Gobelets à café en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Préparez les badges nominatifs et les programmes au moins 2 jours avant le congrès. Gardez 5 à 10 % de badges vierges pour corriger une erreur ou accueillir une inscription tardive.
Pour le café, comptez environ 2 tasses par personne sur la matinée et prévoyez une machine supplémentaire au-delà de 80 participants. Ajoutez toujours du café, du sucre et des gobelets ou tasses de réserve.
Prévoyez au moins un verre à eau par participant et par pause, puis ajoutez 10 % de marge. Les verres à vin et les assiettes doivent être comptés séparément selon le nombre de repas servis.
Testez projecteur, écran, microphones, câbles HDMI et rallonges la veille. Gardez au minimum un ordinateur portable de secours, un chargeur mobile et deux câbles HDMI supplémentaires.
Installez la table d’inscription 45 à 60 minutes avant l’accueil. Placez les badges par ordre alphabétique et prévoyez deux tables si plus de 150 personnes arrivent sur un créneau court.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès de pompiers ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 % de réserve. Pour 200 personnes, installez donc environ 210 chaises, sans oublier celles destinées aux intervenants et à la table de prise de parole.
Combien de verres et d’assiettes acheter pour un congrès ?: Comptez un verre à eau par personne et par service, avec 10 % de marge. Pour un repas assis, prévoyez également une assiette de dîner, une assiette à dessert et un couvert complet par convive.
Quand faut-il tester le matériel technique ?: Faites un premier test 24 heures avant le congrès, puis une vérification complète au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Contrôlez notamment les microphones, le projecteur, les écrans, les câbles et les multiprises.
Combien de temps prévoir pour installer l’accueil ?: Comptez 45 à 60 minutes pour installer les tables, trier les badges, poser les programmes et vérifier les listes d’inscription. Ajoutez 30 minutes si plusieurs bénévoles doivent être briefés sur place.

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