Checklist voor een goed georganiseerd branchecongres

Een branchecongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, aanmeldingen, presentaties, techniek, catering en de inrichting op elkaar afstemmen. Begin met het programma en de bevestiging van sprekers, zodat je daarna uitnodigingen, registratie en catering kunt plannen. Controleer in de laatste week alle presentaties en aansluitingen; op de dag zelf moeten registratie, zaal, podium, koffiepunt en techniek klaarstaan voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programmafolders printen
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Catering bestellen
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Locatie controleren
2 personen

Event

Registratietafel klaarzetten
2 personen
Zaalindeling uitzetten
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumplek inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Verlichting instellen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
Sprekersbriefing verzorgen
2 personen
Registratieteam instrueren
Ontvangst registreren
4 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Microfoons bedienen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
Netwerksessies begeleiden
3 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Presentaties veilig opslaan
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffetresten opruimen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Toiletten controleren
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankbericht versturen
Deelnemerslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Rechthoekige tafelsaantal 18
Bistrotafelsaantal 12
Registratietafelaantal 2
Spreekstoel
Tafellinnenaantal 24

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 20
Laserpointeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Dinerbesteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 120
Naamkaartjesaantal 130
Programmafoldersaantal 120
Pennenaantal 130
Notitieblokkenaantal 120
Pijlbordjesaantal 12
Tafelnummerkaartenaantal 24
Bloemstukkenaantal 12
Lanyardsaantal 130

Verlichting

Sfeerlampenaantal 10
LED-kaarsenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 6 weken vooraf definitief vast en bevestig daarna alle sprekers. Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 7 dagen voor het congres op, zodat je bestanden en diaformaten nog kunt controleren.
Open het aanmeldformulier zodra het programma vaststaat en verwerk aanmeldingen dagelijks. Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf; dat geeft de cateraar tijd om aantallen en alternatieven goed te verwerken.
Plan een volledige techniektest minstens 2 uur vóór de start. Test de beamer, het projectiescherm, de laptop, HDMI-adapters, draadloze microfoons, speakers en presentatieklikker met de echte presentaties.
Zet de registratietafel minimaal 60 minuten vóór ontvangst klaar met naambadges en programmafolders. Richt tegelijk de zaal in met stoelen, tafels, de spreekstoel en een duidelijke plek voor het koffiepunt.
Maak de congresdag niet afhankelijk van één stroompunt of kabel. Leg verlengkabels, stekkerdozen, powerbanks en reserve-HDMI-kabels vóór opening klaar en wijs één persoon aan die tijdens het programma de techniek bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een branchecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Leg het programma en de sprekers in de eerste 6 weken vast, verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de registratie ongeveer 7 tot 10 dagen vóór het congres voor de definitieve cateringtelling.
Wanneer moet ik sprekers bevestigen voor een branchecongres?: Bevestig sprekers zodra datum, locatie en spreektijd vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 8 weken vooraf. Vraag hun presentatie en technische wensen uiterlijk 7 dagen vóór het congres op.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek van een congres te testen?: Reserveer minimaal 2 uur voor een volledige test op de locatie. Controleer daarbij elke presentatie, de beamer, het scherm, de microfoons, het mengpaneel, de speakers en alle HDMI-aansluitingen.
Wanneer moet ik naambadges en programmafolders maken?: Verwerk de deelnemerslijst en dieetwensen ongeveer 7 tot 10 dagen vóór het congres. Print de naambadges en programmafolders pas daarna, zodat afmeldingen en laatste wijzigingen niet tot veel correctiewerk leiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.