Branchenkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Schließe das Programm mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Kongress ab und bestätige alle Referenten schriftlich. So kannst du Einladungen, Programmhefte und die Präsentationssammlung auf derselben Grundlage erstellen.
• Öffne die Anmeldung erst mit vollständigen Angaben zu Beginn, Ende, Vorträgen und Frist. Plane die Erfassung von Ernährungswünschen spätestens 7 Tage vor dem Termin ein, damit das Catering darauf reagieren kann.
• Fordere Präsentationen spätestens 48 Stunden vor dem Kongress an und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Adapter und Präsentationsklicker gemeinsam.
• Rechne bei der Sitzplanung mit einem Stuhl pro angemeldeter Person plus 5 bis 10 Prozent Reserve. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder und Programmhefte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass bereit.
• Teste Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Beleuchtung vor dem Aufbauabschluss im Raum. Lege Verlängerungskabel, Powerbanks und einen zweiten HDMI-Adapter griffbereit an den Technikplatz, statt sie erst während des Vortrags zu suchen.

Häufige Fragen

Wann sollte man einen Branchenkongress organisieren?

Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Veranstaltungsort, Programm und Referenten. Einladungen und Anmeldung sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin starten.

Wie lange vorher müssen Referenten für einen Branchenkongress bestätigt werden?

Bestätige Referenten möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress verbindlich. Frage Präsentation, Vortragstitel und technische Anforderungen spätestens 48 Stunden vor Beginn ab.

Wann muss man das Catering für einen Branchenkongress bestellen?

Bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher und übermittle die endgültige Personenzahl 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Ernährungswünsche solltest du bis zu diesem Zeitpunkt vollständig erfasst haben.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Branchenkongresses?

Plane für Bestuhlung, Tische, Bühne, Registrierung, Projektion, Ton und Kaffeebereich mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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