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Checklist pour organiser un congrès professionnel

Un congrès professionnel demande un suivi précis, surtout lorsque les inscriptions, les intervenants et la technique avancent en parallèle. Commencez par verrouiller le programme et les besoins des participants, puis passez aux badges, aux présentations et au catering. La dernière semaine sert surtout à confirmer les détails et à tester chaque équipement. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, de la première invitation à l’installation de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Finaliser le programme

    2 personnes

  • Confirmer les intervenants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Rassembler les informations sur les intervenants

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les programmes

  • Rassembler les présentations

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Commander le catering

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

Événement

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

  • Définir l'agencement de la salle

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Aménager l’espace podium

    2 personnes

  • Installer le projecteur et l'écran

    2 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Préparer les présentations

  • Régler l’éclairage

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Monter le buffet

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Préparer les brochures du programme

  • Gérer le briefing des intervenants

    2 personnes

  • Briefer l'équipe d'inscription

  • Enregistrer l’accueil

    4 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Accompagner l'ouverture

    2 personnes

  • Assurer le support technique des présentations

    2 personnes

  • Gérer les micros

  • Préparer la pause café

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Servir le buffet du dîner

    5 personnes

  • Rassembler la vaisselle utilisée

    3 personnes

  • Animer les sessions de networking

    3 personnes

  • Animer les questions de la salle

  • Encadrer le programme du soir

    2 personnes

  • Servir le dernier tour

    3 personnes

  • Raccompagner les invités

    2 personnes

Suivi

  • Stocker les présentations en lieu sûr

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer les restes du buffet

    2 personnes

  • Trier les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Nettoyer le point café

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Conserver les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement

  • Archiver la liste des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 120
  • Tables rectangulairesqté 18
  • Tables bistrotqté 12
  • Table d'inscriptionqté 2
  • Pupitre
  • Nappesqté 24

Équipement

  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Ordinateur portableqté 2
  • Câbles HDMIqté 3
  • Adaptateurs HDMIqté 4
  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 2
  • Table de mixage
  • Haut-parleursqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 8
  • Cliqueur de présentationqté 2
  • Chevaletsqté 4
  • Feutres pour paperboardqté 20
  • Pointeur laserqté 2
  • Batteries externesqté 4

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 120
  • Assiettes à dessertqté 120
  • Tasses à caféqté 120
  • Verres à eauqté 150
  • Verres à vinqté 120
  • Cuillères à caféqté 120
  • Sets de couverts pour le dînerqté 120
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Louchesqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Thermosqté 8
  • Glacièresqté 4
  • Conteneurs à glaceqté 3
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Pinces de serviceqté 10
  • Louchesqté 8
  • Verres doseursqté 3
  • Papier aluminiumqté 2

Décoration

  • Supports de badges nominatifsqté 120
  • Badges nominatifsqté 130
  • Brochures du programmeqté 120
  • Stylosqté 130
  • Blocs-notesqté 120
  • Panneaux de directionqté 12
  • Cartes de numéros de tableqté 24
  • Compositions floralesqté 12
  • Lanyardsqté 130

Éclairage

  • Lampes d'ambianceqté 10
  • Bougies LEDqté 24

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Balai et pelleqté 2
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Seauxqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Finalisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les horaires, les titres des interventions et les noms des intervenants doivent être suffisamment stables pour éviter plusieurs corrections aux invitations.
  • Demandez les informations alimentaires dès l’inscription et transmettez le récapitulatif au traiteur au plus tard quelques jours avant le congrès. Prévoyez aussi une méthode claire pour identifier les régimes particuliers le jour même.
  • Rassemblez les présentations avant la veille et testez-les sur l’ordinateur utilisé sur place. Vérifiez chaque câble HDMI, adaptateur, microphone, haut-parleur et cliqueur, car un simple connecteur manquant peut retarder toute une session.
  • Préparez les badges nominatifs et les programmes après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions. Gardez quelques badges vierges et des feutres à la table d’inscription pour les changements de dernière minute.
  • Faites une répétition dans la salle avant l’arrivée des participants : circulation entre les tables, visibilité de l’écran, emplacement du pupitre, réglage de l’éclairage et fonctionnement du point café. Une vérification sur place révèle les problèmes qu’une liste ne montre pas.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un congrès professionnel ?
Commencez idéalement plusieurs mois avant la date, en verrouillant d’abord le lieu, le programme et les intervenants. Les invitations et le formulaire d’inscription peuvent ensuite être ouverts dès que les informations essentielles sont confirmées.
Quand fermer les inscriptions à un congrès ?
Fixez une date de clôture quelques jours avant l’événement afin de finaliser les badges, les programmes et le nombre de repas. Gardez toutefois une procédure pour traiter les inscriptions tardives et les modifications sur place.
Combien de temps prévoir pour tester la technique d’un congrès ?
Prévoyez au moins 60 à 90 minutes dans la salle, avec l’ordinateur, le projecteur, l’écran, la sonorisation et les microphones réellement utilisés. Testez également les présentations et les adaptateurs de rechange avant l’arrivée du public.
Quand installer la salle pour un congrès professionnel ?
Installez les chaises, tables, podium, écran et matériel technique le jour précédent lorsque c’est possible. Sinon, bloquez au minimum 2 à 3 heures avant l’accueil pour terminer l’agencement, le point café et la table d’inscription.

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