Checklist para organizar un congreso sectorial

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Si cambian horarios o ponentes después, tendrás que corregir el formulario de inscripción, los folletos y las acreditaciones.
• Pide las presentaciones con varios días de margen y pruébalas en el portátil que se usará durante el congreso. Comprueba también los cables HDMI, los adaptadores, el clic de presentación y el puntero láser.
• Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering antes de confirmar el pedido. Así evitarás improvisar menús cuando ya esté preparada la comida.
• Prepara la mesa de registro con las acreditaciones ordenadas y los folletos del programa antes del montaje de la sala. El registro suele ser el primer punto de contacto y no debería depender de una impresora de última hora.
• Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, iluminación y conexiones eléctricas. Deja cables alargadores, regletas y baterías externas como respaldo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso sectorial?

Empieza a definir el programa y a confirmar ponentes con varios meses de antelación. Abre las inscripciones cuando el programa sea estable y reserva el catering y los recursos técnicos antes de la última semana.

¿Cuándo hay que cerrar el programa de un congreso?

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones y de abrir el formulario de inscripción. Como mínimo, deja varios días para recopilar la información de ponentes, preparar las acreditaciones y actualizar los folletos.

¿Cuándo se deben entregar las presentaciones de los ponentes?

Pide todas las presentaciones varios días antes del congreso, no al comenzar la jornada. Así puedes preparar los archivos, probarlos en el portátil y comprobar que funcionan con el proyector y la pantalla.

¿Qué hay que comprobar el día antes de un congreso?

Revisa la distribución de la sala, las sillas, las mesas, el escenario, el atril, el registro y el punto de café. Haz también una prueba completa de sonido, proyección, iluminación y conexiones antes de la llegada de los asistentes.

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