Wat heb je nodig voor een branchecongres?

Voor een branchecongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. De registratie vraagt om een aparte tafel, naambadges en geprinte programmafolders; voor presentaties zijn een laptop, adapters, reservekabels en een presentatieklikker nodig. Ook koffie, water, servies en catering moeten op tijd geregeld zijn. Gebruik deze boodschappenlijst naast het plan en stem aantallen af op het aantal deelnemers, sprekers en pauzemomenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Rechthoekige tafelsaantal 18
Bistrotafelsaantal 12
Registratietafelaantal 2
Spreekstoel
Tafellinnenaantal 24

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 20
Laserpointeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Dinerbesteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 120
Naamkaartjesaantal 130
Programmafoldersaantal 120
Pennenaantal 130
Notitieblokkenaantal 120
Pijlbordjesaantal 12
Tafelnummerkaartenaantal 24
Bloemstukkenaantal 12
Lanyardsaantal 130

Verlichting

Sfeerlampenaantal 10
LED-kaarsenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Mineraalwater plat - 60 liter
- Mineraalwater bruisend - 36 liter
- Cola - 18 liter
- Cola Zero - 18 liter
- Sinas - 12 liter
- Ginger ale - 6 liter
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener - 144 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Mini croissants - 150 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 120 stuks
- Volkoren brood - 12 broden
- Witte minibroodjes - 120 stuks
- Meergranen minibroodjes - 120 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Roomkaas naturel - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Gerookte kipfilet - 2 kilogram
- Achterham - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Avocadospread - 1 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Gemengde sla - 3 kilogram
- Cherrytomaten - 2 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Feta - 2 kilogram
- Parmezaanse kaas - 1 kilogram
- Pasta - 8 kilogram
- Pesto - 2 kilogram
- Pasta tomatensaus - 6 liter
- Kipfilet - 12 kilogram
- Vegetarische burgers - 40 stuks
- Rundergehakt - 8 kilogram
- Aardappelen - 15 kilogram
- Rijst - 8 kilogram
- Broccoli - 8 kilogram
- Wortelen - 6 kilogram
- Sperziebonen - 6 kilogram
- Champignons - 4 kilogram
- Kokosmelk - 6 liter
- Groentebouillon - 2 liter
- Olijfolie - 3 liter
- Zonnebloemolie - 2 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Kerriepoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 500 gram
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Yoghurtdressing - 3 liter
- Balsamicodressing - 2 liter
- Vers fruit - 15 kilogram
- Appels - 120 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 8 kilogram
- Yoghurt - 12 liter
- Muesli - 4 kilogram
- Notenmix - 3 kilogram
- Rozijnen - 2 kilogram
- Paprikachips - 3 kilogram
- Naturelchips - 3 kilogram
- Gemengde borrelnoten - 3 kilogram
- Zoute stengels - 2 kilogram
- Olijven voor borrel - 2 kilogram
- Bitterballen - 300 stuks
- Vegetarische bitterballen - 100 stuks
- Mini loempia's - 200 stuks
- Mini quiches - 150 stuks
- Brownies - 120 stuks
- Mini muffins - 120 stuks
- Citroencake - 6 stuks
- Servetten - 600 stuks
- Papieren koffiefilters - 150 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Aluminium bakjes - 100 stuks
- Dieetmaaltijden - 12 stuks
- Vegan maaltijden - 15 stuks
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Glutenvrije desserts - 12 stuks
- Afvalzakken - 40 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectant - 6 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Schoonmaaksponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Rubberhandschoenen - 6 paar

Tips

Neem per presentatie minimaal één HDMI-kabel en één passende adapter mee, plus één reserve-exemplaar van beide. Controleer laptop, beamer en projectiescherm samen tijdens de techniektest, niet pas bij de opening.
Plan voor de registratie één tafel, een stapel naambadges en geprinte programmafolders voor alle aangemelde deelnemers, met minimaal 5% extra. Zo hoef je bij last-minute inschrijvingen niets meer te printen.
Reken voor het koffiepunt op 2 kopjes per persoon tijdens de eerste koffieronde en 1 extra kopje per persoon als reserve. Zet daarnaast waterglazen klaar voor de zaal en controleer dieetwensen voordat je de catering definitief bestelt.
Leg per actieve microfoon een set batterijen klaar en neem minimaal één extra draadloze microfoon mee. Test ook het mengpaneel, de speakers en de microfoonstandaards samen met de presentaties.
Zet per tafel één stekkerdoos en neem verlengkabels mee die lang genoeg zijn om de zaalindeling te bereiken. Reserveer daarnaast powerbanks voor organisatoren en sprekers die hun telefoon of presentatie-afstandsbediening gebruiken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een branchecongres?: Zet één stoel per aangemelde deelnemer, spreker en organisator klaar. Tel daar 5% reserve bij op; bij 100 aanwezigen betekent dat 105 stoelen.
Hoeveel naambadges moet ik bestellen voor een branchecongres?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer, spreker en medewerker één badge. Bestel of print 5 tot 10% extra, zodat je last-minute wijzigingen en beschadigde badges kunt opvangen.
Wanneer moet ik de techniek voor een branchecongres testen?: Test de volledige opstelling uiterlijk één werkdag vooraf: laptop, beamer, scherm, HDMI-adapters, microfoons, mengpaneel en speakers. Doe op de congresdag zelf nog een korte controle van 30 minuten.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een branchecongres?: Voor een congres met catering heb je per gast minimaal één dinerbord, dessertbord, bestekset, waterglas en koffiekopje nodig. Tel 10% extra servies mee; voor 80 gasten zijn dat bijvoorbeeld 88 stuks per onderdeel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.