Qué necesitas comprar para un congreso sectorial

Para un congreso sectorial necesitas comprar y llevar mucho más que café y material de registro. La lista debe cubrir la sala, el escenario, las presentaciones, el sonido, la señalización y el servicio de comida y bebida. Calcula las cantidades a partir del número de inscritos y añade un margen para imprevistos. Revisa especialmente cables, adaptadores, pilas y vajilla: suelen faltar cuando el montaje empieza.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas rectangularescant. 18
Mesas bistrocant. 12
Mesa de registrocant. 2
Atril
Manteleríacant. 24

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladores para pizarracant. 20
Puntero lásercant. 2
Baterías externascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Juegos de cubiertos para cenacant. 120
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 10
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 2

Decoración

Portanombrescant. 120
Tarjetas de nombrecant. 130
Folletos del programacant. 120
Bolígrafoscant. 130
Bloc de notascant. 120
Carteles de flechascant. 12
Tarjetas con números de mesacant. 24
Arreglos floralescant. 12
Lanyardscant. 130

Iluminación

Luces decorativascant. 10
Velas LEDcant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 200 bolsas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 60 litros
- Agua mineral con gas - 36 litros
- Cola - 18 litros
- Cola Zero - 18 liter
- Refresco de naranja - 12 litros
- Ginger ale - 6 litros
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza pilsener - 144 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Mini croissants - 150 unidades
- Mini bollos de chocolate - 120 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mini bollos blancos - 120 stuks
- Panecillos minis multicereales - 120 piezas
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso crema natural - 2 kilogramo
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Jamón cocido - 2 kilogramo
- Hummus - 2 kilogramos
- Pasta de aguacate - 1 kilogramo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Rúcula - 1 kilogramo
- Ensalada mixta - 3 kilogramos
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Pimientos - 3 kilogramo
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Aceitunas - 2 kilogram
- Feta - 2 kilogram
- Queso parmesano - 1 kilogramo
- Pasta - 8 kilogramos
- Pesto - 2 kilogram
- Salsa de tomate para pasta - 6 liter
- Pechuga de pollo - 12 kilogramos
- Hamburguesas vegetarianas - 40 unidades
- Carne picada de ternera - 8 kilogram
- Patatas - 15 kilogramo
- Arroz - 8 kilogramo
- Brócoli - 8 kilogramo
- Zanahorias - 6 kilogramo
- Judías verdes - 6 kilogramo
- Champiñones - 4 kilogramos
- Leche de coco - 6 litros
- Caldo de verduras - 2 liter
- Aceite de oliva - 3 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Curry en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 500 gram
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Aderezo de yogur - 3 litros
- Aderezo balsámico - 2 liter
- Fruta fresca - 15 kilogramos
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Uvas - 8 kilogramos
- Yogur - 12 litros
- Muesli - 4 kilogram
- Mezcla de frutos secos - 3 kilogram
- Pasas - 2 kilogramos
- Patatas chips de pimentón - 3 kilogramo
- Patatas fritas naturales - 3 kilogramo
- Frutos secos salados mixtos - 3 kilogramos
- Palitos salados - 2 kilogramo
- Aceitunas para aperitivo - 2 kilogram
- Bitterballen - 300 unidades
- Croquetas vegetarianas - 100 unidades
- Mini rollitos primavera - 200 unidades
- Mini quiches - 150 unidades
- Brownies - 120 unidades
- Mini magdalenas - 120 unidades
- Pastel de limón - 6 unidades
- Servilletas - 600 unidades
- Filtros de café de papel - 150 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bandejas de aluminio - 100 unidades
- Comidas de dieta - 12 unidades
- Comidas veganas - 15 unidades
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Postres sin gluten - 12 unidades
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas de limpieza - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Guantes de goma - 6 pares

Consejos

Prepara una acreditación y un folleto del programa por asistente confirmado, más un 10 % adicional. Guarda las acreditaciones alfabéticamente para acelerar el registro.
Calcula un vaso de agua por persona y hora de programa, y añade un 15 % de margen. Para una jornada de seis horas, son al menos 6 vasos por asistente si no se reutilizan.
Lleva dos cables HDMI y dos adaptadores compatibles con los portátiles de los ponentes, aunque el lugar ya tenga proyector. Prueba cada combinación durante la prueba técnica, al menos 24 horas antes.
Para el punto de café, calcula 2 tazas por persona durante la jornada y una cucharilla por taza y servicio. Separa las tazas, vasos y bandejas antes de montar la mesa para detectar faltas.
Reserva una regleta y un alargador por cada zona técnica —registro, escenario, proyección y sonido— y lleva una batería externa por persona del equipo de organización. Etiqueta los cables antes del montaje para evitar desconexiones.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para un congreso de 100 personas?: Como mínimo, compra 100 platos de cena, 100 platos de postre y 100 juegos de cubiertos. Para vasos y tazas, calcula 1,15 unidades por asistente si habrá reposición durante la jornada: unas 115 unidades de cada tipo necesario.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para un congreso?: Para un formato con ponentes y preguntas del público, prepara al menos 2 micrófonos inalámbricos: uno para el escenario y otro para moderación o sala. Si habrá preguntas simultáneas o una mesa redonda grande, añade un tercer micrófono.
¿Cuándo debo comprobar el material técnico del congreso?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y otra de 60 a 90 minutos el mismo día. Comprueba proyector, pantalla, portátil, HDMI, adaptadores, sonido, iluminación y el clic de presentación con las presentaciones reales.
¿Cuánto café y agua compro para un congreso de un día?: Para una jornada de seis horas, calcula 2 servicios de café por persona y al menos 6 vasos de agua por persona. Añade un margen del 15 % y ajusta el pedido según las preferencias dietéticas y el número final de inscritos.

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