Que faut-il prévoir pour un congrès professionnel ?

Un congrès professionnel demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut prévoir l’accueil des participants, le matériel pour les présentations, les pauses café et le service du repas. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les équipements nécessaires, sans oublier les petits éléments qui manquent souvent le jour J. Calculez les quantités selon le nombre d’inscrits, les intervenants et la durée de l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables rectangulairesqté 18
Tables bistrotqté 12
Table d'inscriptionqté 2
Pupitre
Nappesqté 24

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 20
Pointeur laserqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Sets de couverts pour le dînerqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 10
Louchesqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 120
Badges nominatifsqté 130
Brochures du programmeqté 120
Stylosqté 130
Blocs-notesqté 120
Panneaux de directionqté 12
Cartes de numéros de tableqté 24
Compositions floralesqté 12
Lanyardsqté 130

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 10
Bougies LEDqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 60 litres
- Eau minérale gazeuse - 36 litres
- Cola - 18 liter
- Cola Zero - 18 liter
- Sinas - 12 litres
- Ginger ale - 6 litres
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 144 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Mini croissants - 150 pièces
- Mini pains au chocolat - 120 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains multicéréales - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais nature - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Tartinade à l’avocat - 1 kilogramme
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Olives - 2 kilogrammes
- Feta - 2 kilogrammes
- Parmesan - 1 kilogramme
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Pesto - 2 kilogrammes
- Sauce tomate pour pâtes - 6 liter
- Filet de poulet - 12 kilogrammes
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Viande hachée de bœuf - 8 kilogrammes
- Pommes de terre - 15 kilogrammes
- Riz - 8 kilogrammes
- Brocoli - 8 kilogrammes
- Carottes - 6 kilogrammes
- Haricots verts - 6 kilogrammes
- Champignons - 4 kilogram
- Lait de coco - 6 litres
- Bouillon de légumes - 2 liter
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre de curry - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 500 gram
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Vinaigrette balsamique - 2 litres
- Fruits frais - 15 kilogrammes
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Yaourt - 12 litres
- Muesli - 4 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Raisins secs - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 3 kilogrammes
- Chips nature - 3 kilogramme
- Mélange de fruits à coque apéritifs - 3 kilogrammes
- Bâtonnets salés - 2 kilogram
- Olives pour l’apéritif - 2 kilogrammes
- Bitterballen - 300 pièces
- Bitterballen végétariens - 100 pièces
- Mini nems - 200 pièces
- Mini quiches - 150 pièces
- Brownies - 120 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Cake au citron - 6 pièces
- Serviettes - 600 pièces
- Filtres à café en papier - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Barquettes en aluminium - 100 pièces
- Repas diététiques - 12 pièces
- Repas vegan - 15 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Desserts sans gluten - 12 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges de nettoyage - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires

Conseils

Prévoyez un badge nominatif par participant, intervenant et membre de l’équipe, puis ajoutez environ 5 % de badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Pour une journée complète, comptez au moins 2 pauses café par personne. Prévoyez aussi 2 à 3 verres d’eau par participant pendant les sessions, surtout si la salle est très remplie.
Testez chaque présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et les adaptateurs au moins 24 heures avant le congrès. Gardez un adaptateur et un câble de rechange sur place.
Pour la sonorisation, vérifiez le nombre de microphones sans fil nécessaire : un pour les intervenants et un autre pour les questions du public évite de faire circuler le même appareil pendant les échanges.
Installez la table d’inscription au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Placez les badges, les programmes imprimés et les informations pratiques dans l’ordre d’utilisation pour accélérer l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de verres et de tasses prévoir pour un congrès ?: Comptez au minimum 2 verres à eau par personne et par demi-journée, ainsi qu’une tasse à café par participant pour chaque pause. Pour limiter les ruptures, ajoutez une marge de 10 %.
Combien de programmes imprimer pour un congrès professionnel ?: Imprimez un programme pour chaque inscrit confirmé et prévoyez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Cette réserve couvre les inscriptions tardives, les intervenants et les documents égarés.
Quand tester le matériel audiovisuel d’un congrès ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant l’événement, puis contrôlez les branchements 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Testez aussi les présentations de chaque intervenant et les microphones.
Quelle quantité de café prévoir pour une journée de congrès ?: Prévoyez environ 3 tasses par personne pour une journée complète, réparties sur les pauses et l’accueil. Ajoutez 10 % si le congrès commence tôt ou si aucun autre point de boisson n’est disponible.

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