Boodschappenlijst voor een branchecongres

Voor een branchecongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Je richt een registratiebalie in, ondersteunt presentaties en zorgt dat koffie, water en catering zonder onderbreking kunnen worden uitgeserveerd. Denk ook aan HDMI-kabels, verloopadapters, stekkerdozen en verlengkabels: die worden vaak pas gemist wanneer de eerste spreker klaarstaat. Gebruik deze lijst om inkopen, huur en materiaaltransport uiterlijk enkele dagen vooraf te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Hoge statafelsaantal 10
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Registratietafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 150
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verloopadaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Buffetbakkenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 3

Decoratie

Naamkaartstandaardsaantal 120
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Bewegwijzeringsbordenaantal 10
Badgehoudersaantal 120

Verlichting

Ledspotsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Theezakjes - 250 stuks
- Warme chocolademelk - 3 liter
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffieroom - 6 pakjes
- Kristalsuiker - 3 kilo
- Zoetjes - 300 stuks
- Theeservetten - 300 stuks
- Plat mineraalwater - 12 trays
- Bruisend mineraalwater - 10 trays
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Tonic - 3 flessen
- Gemberbier - 3 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Alcoholvrij bier - 4 trays
- Pilsener - 8 trays
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 10 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Miniquiches - 250 stuks
- Wraps met groente - 180 stuks
- Wraps met kip - 180 stuks
- Gevulde bladerdeeghapjes - 250 stuks
- Olijven - 3 kilo
- Gemengde noten - 3 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Zoute stengels - 8 zakken
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Gemengde broodjes - 240 stuks
- Volkorenbroodjes - 80 stuks
- Kruidenroomkaas - 5 kilo
- Jonge kaas - 6 kilo
- Achterham - 5 kilo
- Gerookte kipfilet - 5 kilo
- Hummus - 5 kilo
- Gegrilde groenten - 4 kilo
- Kroketten - 120 stuks
- Groentekroketten - 40 stuks
- Gemengde salades - 12 kilo
- Pastasalade - 10 kilo
- Aardappelsalade - 8 kilo
- Brood - 12 broden
- Roomboter - 2 kilo
- Mayonaise - 3 flessen
- Mosterd - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Vegan beleg - 4 kilo
- Glutenvrije broodjes - 30 stuks
- Veganistische hapjes - 80 stuks
- Glutenvrije hapjes - 50 stuks
- Citroenen - 30 stuks
- Verse munt - 10 bosjes
- Pepermunt - 300 stuks
- Papieren servetten - 1000 stuks
- Koffiefilters - 150 stuks
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Vloeibare handzeep - 6 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Schoonmaakspray - 4 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Afvalzakken - 100 stuks

Tips

Leg voor elke presentatie een laptop, HDMI-kabel, passende verloopadapter en presentatieklikker klaar. Test alle combinaties uiterlijk de dag vóór het congres; één adapter voor de hele zaal is een kwetsbaar punt.
Plan per deelnemer een naamkaartje en controleer de spelling minimaal 48 uur vóór de start. Sorteer badges daarna op alfabet of registratienummer, zodat de balie niet ophoudt bij piekmomenten.
Zet voor de registratiebalie minimaal één aparte registratietafel en voldoende stekkerdozen klaar. Houd deelnemerslijst, badges en schrijfmateriaal bij elkaar in plaats van verspreid over meerdere tafels.
Bereid koffie, thee en water zo voor dat de eerste ronde vóór ontvangst klaarstaat. Gebruik thermoskannen en waterkokers als aanvulling op koffiezetapparaten; reken niet op één apparaat wanneer veel deelnemers tegelijk arriveren.
Maak een aparte transportcheck voor podiumdelen, spreektafel, microfoons, standaards, luidsprekers en projectiescherm. Controleer deze technische spullen uiterlijk bij het opbouwen, niet pas wanneer de presentaties beginnen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een branchecongres?: Neem naast congresstoelen en tafels ook podiumdelen, een spreektafel, registratiebenodigdheden en badges mee. Voor presentaties heb je minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, verloopadapters en een presentatieklikker nodig. Voor geluid zijn draadloze microfoons, standaards en luidsprekers nodig.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een branchecongres?: Bestel of reserveer één stoel per aangemelde deelnemer en tel de stoelen voor sprekers en organisatie apart mee. Controleer het definitieve aantal uiterlijk 48 uur vóór de start, nadat afmeldingen en laatste aanmeldingen zijn verwerkt.
Welke audiovisuele apparatuur moet ik meenemen naar een congres?: Neem een beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, verloopadapters en presentatieklikker mee. Voeg per gebruikte presentatieruimte minstens één extra kabel of adapter toe en test alles uiterlijk de dag ervoor.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een branchecongres?: Voorzie per deelnemer minstens één koffiekopje, waterglas, bord en bestekset; plan voor koffie- en lunchmomenten extra kopjes en glazen in. Tel wijnglazen alleen mee als wijn wordt geschonken en controleer de aantallen uiterlijk één dag vóór de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.